Pengurusan Dokumen Terperingkat : Penyimpanan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dokumen terperingkat dapat dintayakan sebagai Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Kali ini akan membincangkan mengenai kaedah menyimpan dokumen terperingkat.

Pertama, Semua dokumen dibawah kategori rahsia besar hendaklah disimpan dalam peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut sedang digunakan ianya boleh disimpan secara sementara di dalam kabinet fail yang dikunci dan menggunakan palang besi berkunci. Peti besi dan kabinet besi yang berkenaan perlu mempunyai dua kunci dan disimpan oleh dua pegawai yang berasingan.

Kedua, bagi dokumen rahsia pula, cara penyimpanannya sama dengan dokumen rahsia besar, manakala bagi dokumen sulit dan terhad pula hendaklah disimpan di dalam kabinet besi atau almari besi berkunci.

Ketiga, Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu singkat tanpa ditunggu hendaklah diletakkan di dalam bilik yang dikunci dan tingkap ditutup dan juga dikunci.Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama (melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet atau almari yang dikunci.

Keempat, Semua kunci bagi almari besi atau kabinet atau bilik tempat penyimpanan dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah ataupun Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah. Bagi Pegawai-pegawai kanan yang mempunyai Pembantu Khas masing-masing, mereka boleh mengarahkan Pembantu-Pembantu khas tersebut menyimpan kunci-kunci berkenaan.

Kelima, Pengarah atau timbalan pengarah adalah dikehendaki memastikan pegawai-pegawai yang akan bertukar atau bersara hendaklah menyerahkan dokumen dan kunci tersebut kepada pegawai lain yang mengambil alih tugas sebelum tarikh pertukaran atau bersara.

Akhir sekali Pengarah atau timbalan Pengarah hendaklah menyerahkan rekod dokumen-dokumen tersebut kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk didaftarkan.

Sumber
Dasar Pengurusan Rekod Terperingkat Perpustakaan Negara Malaysia

Pengurusan Dokumen Terperingkat : Penyediaan Dokumen

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dokumen terperingkat dapat dintayakan sebagai Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Semua pegawai jabatan perlulah mematuhi prosedur dalam menyediakan dokumen atau surat terperingkat yang akan dijelaskan dibawah ini.

Pertama, Dokumen tersebut hendaklah ditetentukan taraf keselamatan terlebih dahulu sama ada rahsia besar, rahsia, sulit atau terhad sebelum dokumen tersebut disediakan.

Kedua, Sekiranya dokumen tersebut boleh dikategorikan sebagai dokumen terperingkat, dokumen tersebut hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk tujuan pengkelasan. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut telah ditentukan taraf keselamatannya di atas arahan yang telah diberikan atau berdasarkan fail yang digunakan, pengkelasan tidak perlu dilakukan.

Ketiga, Semua draf dan salinan yang tidak diperlukan hendaklah seboleh-bolehnya menepati jumlah yang diperlukan sahaja.

Akhir sekali, Pegawai atau staf yang mengendalikan dokumen dalam kategori rahsia besar dan rahsia hendaklah telah lulus tapisan keselamatan halus dan bagi pegawai atau staf yang mengendalikan kategori sulit, hendaklah telah lulus tapisan keselamatn kasar.


Sumber
Dasar Pengurusan Rekod Terperingkat Perpustakaan Negara Malaysia

Pengurusan Dokumen Terperingkat. : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Pengasihani

Dokumen terperingkat dapat dintayakan sebagai Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Pihak kerajaan telah menyediakan peraturan-peraturan mengenai pengurusan dokumen-dokumen terperingkat ini dan ia wajib dipatuhi oleh kesemua Pegawai-Pegawai Awam. Antara rujukan-rujukan yang boleh dirujuk mengenai pengurusan dokumen terperingkat adalah seperti berikut :

1. Panduan Keselamatan Pejabat
2. Arahan Perkhidmatan Bab 3, Surat Menyurat Para 11 dan Bab 4, fail memfail Para 4(1) dan (b)
3. Surat Pekeliling Am Bil 2 Tahun 1987, Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi.
4. Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987.

Langkah kerajaan menyediakan atau mengadakan peraturan-peraturan sedemikian adalah untuk memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset Kerajaan dan Negara tidak terjatuh ke tangan orang-orang atau pihak-pihak yang boleh mengancam keselamatan negara.


Sumber
Dasar Pengurusan Rekod Terperingkat Perpustakaan Negara Malaysia

selamat Tahun Baru 2010

Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

2009 telah berlalu, kehadiran tahun baru 2010 memberi satu lagi impak baru bagi merancang apa yang perlu dibuat pada tahun ini. Selamat pergi tahun 2009, selamat datang tahun 2010, semoga Allah memeberi rahmat kepada kita semua. Selamat tahun baru kepada semua khusunya mereka yang berada dalam bidang pengurusan rekod, diharap tahun baru dapat menambahkan lagi ilmu dan pengalaman baru dalam mengejar cita-cita.

Khairul Izzuan Ahmad