Pengaplikasian pengurusan rekod didalam pekerjaan

Dengan nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasiahani

Bila disebut tentang pengurusan, dimana mana sektor pekerjaan pengursan yang berkualiti amat dititik beratkan dalam pekerjaan harian. Hal ini sama juga seperti pengurusan rekod dimana pengurusan rekod dan dokumen amat penting dalam perjalanan aktiviti perniagaan sesebuah organisasi. Disini saya ingin berkongsi bagaimana pengurusan rekod dapat diaplikasi dalam sesebuah tugasan atau tanggungjawab sebagai pekerja.

Kita sebagai pelajar atau bekas pelajar pengurusan rekod sering kali asyik memikirkan pekerjaan apa yang sesuai setelah tamat belajar, selain menjadi pegawai arkib, pustakawan, document controller, salah satu pekerjaan yang sesuai bagi seorang pelajar atau graduan pengurusan rekod ini adalah sebagai pengurus stor. Apabila disebut stor, ramai dikalangan kita akan menyatakan apa kaitan stor dengan rekod, disini saya ingin berkongsi bahawa stor juga mempunyai prinsip yang sama seperti pengurusan rekod dan juga perpustakaan. Jikalau perpustakaan kita menjaga buku dan menguruskan buku dan rekod, stor pula menjaga peralatan yang diperlukan oleh sesebuah kilang untuk beroperasi. prinsipnya sama seperti pengurusan perpustakaan dan juga rekod, dimana kita harus mengaplikasikan cara penyusunan mengikut klasifikasi peralatan-peralatan tersebut.

Bagi pelajar pengurusan rekod, kita akan belajar mengenai pusat rekod atau record centre dimana kita pelajari bagaimana menguruskan warehaouse yang menyimpan beribu dokumen, ia boleh dipraktikan didalam pengurusan store dimana bukan sahaja dokumen, tetapi peralatan stor.

Akhir sekali, jikalau pengurusan dokumen dan rekod amat penting didalam sesebuah syarikat, jangan dilupakan bahawa setiap kilang mesti mempunyai store bagi menjana perjalanan produktiviti kilang tersebut, dan pengurusan stor juga amat diperlukan didalam menjana perjalanan aktiviti produktiviti tersebut. dan yang paling penting, pengaplikasian pengurusan rekod amat diperlukan disitu dan terpulang kepada kebijaksanaan kita untuk berfikir secara kreatif bagaimana untuk mengapliksaikan pengurusan rekod didalam setiap pekerjaan yang kita lakukan.

Khairul Izzuan Ahmad.

Selamat Hari Raya 2010

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Selamat hari raya diucapkan kepada semua muslimin dan muslimat dan rakan-rakan sahabat handai. Sempena dengan sambutan Aidilfitri ini, saya ingin memohon maaf jika ada di dalam blog ini menyinggung perasaan sesiapa dan menyentuh sensitiviti. Sempena dengan Aidilfitri tahun ini juga saya berharap dengan penyediaan maklumat didalam blog ini dapat membantu anda semua pembaca dalam pengurusan rekod dan pengurusan maklumat itu sendiri. Akhir sekali, sekali lagi saya ingin memohon ampun maaf dan mengucapkan selamat hari raya aidilfitri..


Tulus Ikhlas,
Khairul Izzuan Ahmad

Business continuity plan

by Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Business Continuity defines as a comprehensive managed effort to prioritize key business process, identify significant threat to normal operation and plan mitigation (improvement) strategies to ensure effective and efficient organizational response to the challenges that surface during and after a crisis. Therefore, business continuity plan will ensure that all the business records are protected from any contingency of being damages by unexpected events. This is very important due to the status of records as evidence and essential for the continuance of business operation as a whole


To prevent a disaster from damaging the business records, organizations must first recognize the potential disasters. The most common threats to record include damaged cause by fire, water, theft, system failures, computer viruses, vandalism, and sabotage. Other potential disaster also can come from adverse environmental condition.


Most modern paper stock is undergoing a continual process of deterioration caused by the high level of paper and acidity, and the problem is intensified by atmospheric pollution. Records maintained on microform or magnetic media are also highly susceptible to deterioration if appropriate are not taken to regulate temperature, humidity, population and lighting. Therefore, organization needs to prepare a disaster planning or contingency plan for coping with any disaster.

Document Imaging System as a part of Record Management : Introduction

By Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Introduction

Document imaging is one of field in record management and it are important to manage document in electronically. In this section will discuss about what is document imaging itself, the benefit of document imaging system and what the basic methods must do when want develop document imaging system.

What is document imaging

Document imaging is the conversion of paper documents into electronic images on your computer. When the document have been convert into imaging through computer, these document can be retrieved effortlessly in seconds.

Benefit of document imaging system

Fast retrieval
Imaging lets you find documents quickly without leaving your desk.

Flexible indexing
Imaging can index documents in several different ways simultaneously. Indexing paper and microfilm in more than one way is awkward, costly and time consuming.

Full text search
Imaging system can retrieve files bay any word or phrase in the document. A capability that is impossible with paper or microfiche.

No lost files
Imaged documents remain in their folders when being viewed, so none are lost or misplaced.

Digital Archiving
The risk or loss or damage to paper or electronic records is reduce wit document imaging system.

Conclusion
As conclusion, document imaging system have many benefit and its suitable to implement for any organization to run their business effective and efficiently.


sources:

Nabil M. Hewahi & Mohammed Hannoush, Document imaging system, 1-15, Retrieved February 01, 2010 from: http//www.emeraldinsight.com/0957-6053.htm.

Roles of Archivist.

By The Society of American Archivist.

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani.

Setiap pegawai mempunai tanggungjawab professional masing dan tidak terkecuali Pegawai arkib atau pengurus rekod itu sendiri. Di sini telah disenaraikan tanggungjawab professional atau kod etika pegawai arkib yang dipetik dari Laman web rasmi The Society of American Archivist.

Preamble

The Code of Ethics for Archivists establishes standards for the archival profession. It introduces new members of the profession to those standards, reminds experienced archivists of their professional responsibilities, and serves as a model for institutional policies. It also is intended to inspire public confidence in the profession.

This code provides an ethical framework to guide members of the profession. It does not provide the solution to specific problems.

The term “archivist” as used in this code encompasses all those concerned with the selection, control, care, preservation, and administration of historical and documentary records of enduring value.

I. Purpose

The Society of American Archivists recognizes the importance of educating the profession and general public about archival ethics by codifying ethical principles to guide the work of archivists. This code provides a set of principles to which archivists aspire.

II. Professional Relationships

Archivists select, preserve, and make available historical and documentary records of enduring value. Archivists cooperate, collaborate, and respect each institution and its mission and collecting policy. Respect and cooperation form the basis of all professional relationships with colleagues and users.

III. Judgment

Archivists should exercise professional judgment in acquiring, appraising, and processing historical materials. They should not allow personal beliefs or perspectives to affect their decisions.

IV. Trust

Archivists should not profit or otherwise benefit from their privileged access to and control of historical records and documentary materials.

V. Authenticity and Integrity

Archivists strive to preserve and protect the authenticity of records in their holdings by documenting their creation and use in hard copy and electronic formats. They have a fundamental obligation to preserve the intellectual and physical integrity of those records.

Archivists may not alter, manipulate, or destroy data or records to conceal facts or distort evidence.

VI. Access

Archivists strive to promote open and equitable access to their services and the records in their care without discrimination or preferential treatment, and in accordance with legal requirements, cultural sensitivities, and institutional policies. Archivists recognize their responsibility to promote the use of records as a fundamental purpose of the keeping of archives. Archivists may place restrictions on access for the protection of privacy or confidentiality of information in the records.

VII. Privacy

Archivists protect the privacy rights of donors and individuals or groups who are the subject of records. They respect all users’ right to privacy by maintaining the confidentiality of their research and protecting any personal information collected about them in accordance with the institution’s security procedures.

VIII. Security/Protection

Archivists protect all documentary materials for which they are responsible and guard them against defacement, physical damage, deterioration, and theft. Archivists should cooperate with colleagues and law enforcement agencies to apprehend and prosecute thieves and vandals.

IX. Law

Archivists must uphold all federal, state, and local laws.

Kesimpulan yang dapat dibuat disini, kod-kod etika ini haruslah diikuti oleh sesiapa sahaja yang berkecimpung dalam pengurusan rekod dan pengurusan bahan-bahan bersejarah serta mereka yang berada didalam bidang pengurusan maklumat. diharap dengan kod etika ini, dapat melahirkan "Archivist" yang cemerlang dan berkualiti dalam memelihara khazanah negara yang tidak ternilai harganya..

Approved by the SAA Council, February 5, 2005



Sumber
http://www.archivists.org/governance/handbook/app_ethics.asp

Ahlan Wa sahlan Ya Ramadhan

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani.

Ramadan tiba lagi, sekali lagi berpeluang berpuasa dan beramal dibulan yang mulia ini.disini saya ingi mengucapkan selamat menyambut Ramadhan kepada semua kaum muslimin dan muslimat dan mendoakan agar Allah Taala merahmati kita umat Islam dunia dan Akhirat..


Tulus Ikhlas.
Khairul Izzuan Ahmad

Pegawai Arkib Bukan Hanya Ahli Sejarah Tetapi Bakal Peniaga

Oleh Farizalina Ishak

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

KUALA LUMPUR, 25 Julai (Bernama) -- Pegawai arkib bukan hanya penjaga warisan dan warisan dokumentari tetapi juga bakal peniaga yang boleh menyumbang besar kepada ekonomi negara.

Pengarah Pusat Dokumentasi dan Penyelidik Emiriyah Arab Bersatu (UAE) Dr Abdulla Mohammad El Reyes berkata institusi arkib itu mampu menjana pendapatan dengan menyediakan perkhidmatan perundingan, latihan dan pendidikan dalam bidang arkib, acara perdagangan, kempen dan seminar tempatan dan antarabangsa.

"Penyimpanan dan penjagaan rekod hendaklah hanya perniagaan teras untuk arkib negara dan pertubuhan arkib lain.

"Mereka hendaklah meluaskan skop dan meneroka sektor baru untuk membiayai peningkatan kos penjagaan rekod terutamanya dalam pelaksanaan sistem elektronik untuk pemuliharaan dan akses," kata beliau kepada Bernama di luar Kongres Arkib Antarabangsa (ICA) ke-16 di sini Jumaat.

Abdulla berkata pusat itu yang ditubuhkan pada 1968 dan dibiayai kerajaan, telah menjana pendapatan tambahan antara RM1 juta dan RM2 juta daripada pelbagai perniagaan berkaitan arkib selain menganjurkan kempen di seluruh negara itu.

"Anda boleh menggunakan gambar, anda boleh mendigitalkan dan anda boleh menjual, sesetengah agensi berita atau agensi pengiklanan, mereka berminat menggunakan sebagai contoh bagi gambar pada kalendar, sesetengahnya mahu menggunakan filem untuk pengiklanan dan kita boleh mengenakan bayaran," kata beliau.

Abdulla berkata pusat itu juga menjalankan penyelidikan dan menganjurkan persidangan, seminar, bengkel dan pameran rantau dan antarabangsa.

Kira-kira 1,200 peserta dari 138 negara menghadiri kongres lima hari ini yang bermula Selasa lepas.

ICA yang ditubuhkan di Paris pada Jun 1948, ialah sebuah pertubuhan profesional untuk masyarakat arkib dunia, yang ditujukan untuk mempromosikan pemuliharaan, pembangunan dan penggunaan warisan arkib dunia.

Anggota ICA di 183 negara menjadi hos bagi kongres ini setiap empat tahun.

Australia akan menjadi hos bagi kongres ICA ke-17 di Brisbane pada 2012.



Sumber
http://www.bernama.com/bernama/v3/bm/news_lite.php?id=348424 (25 Julai 2008)