Peranan Ketua Jabatan dan Ketua Agensi : Pelan Tindakan Bencana (Record Disaster Plan)

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Ketua jabatan dan ketua agensi hendaklah menyediakan Pelan Tindakan Bencana yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana.

Jabatan dan Agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan Pelan Tindakan Bencana bagi pemeliharaan rekod awam.


Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Peranan Ketua Jabatan dan Ketua Agensi : Program Rekod Penting

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod penting kerajaan (Vital Record) merupakan rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat penting dan bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera kerajaan serta melindungi kepentinga kerajaan dan hak asasi individu.

Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah mengenal pasti Rekod Penting (Vital Records) dan membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebut.

Salinan Keselamatan (backup copies) bagi rekod-rekod yang telah dikenal pasti sebagai Rekod Penting hendaklah dibuat dan disimpan di lokasi berasingan.

Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia bagi Program Rekod Penting Jabatan.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Peranan Ketua Jabatan dan Ketua Agensi :Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR / Disposal Schedule):

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Jadual Pelupusan Rekod fungsian (Functional Records) jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara.

Bagi kumpulan Rekod Urusan Am (housekeeping records) tindakan pelupusan hendaklah mengikut JPR Am yang disediakan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Bilik Rekod

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Bilik rekod ialah sebuah bilik yang menyimpan segala rekod-rekod jabatan. Bilik rekod hendaklah digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang sama sekali untuk digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang lain.

Bilik rekod hendaklah sentiasa bersih, terhindar dari habuk, dan mempunyai sistem peredaran udara yang baik.

Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod.Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang di bilik rekod.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pembaikan Kecil Rekod yang Rosak

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan yang sesuai untuk menyelenggara dan memlihara rekod awam dari sebarang kerosakan, kemusnahan dan kehilangan semasa dalam jagaan mereka.

Sebarang kerosakan kecil keatas rekod awam hendaklah dibaiki dengan cermat menggunakan bahan perekat yang dibuat daripada tepung ubi kayu.

Gam cecair atau pita selofan tidak sesuai digunakan kerana kandungan asidnya boleh merosakkan dan mencacatkan kertas.

Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada sesuatu fail hendaklah dimasukkan semula kedalam fail berkenaan mengikut susunan asal seperti mana yang tercatat di atas kertas minit.

Rekod-rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kertas serap air (blotting paper) dan kipas angin. Rekod-rekod jangan sesekali dijemur dibawah sinaran matahari atau disalai.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi Kerajaan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pada setiap pengwujudan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam adalah dibawah tanggungjawab Ketua Jabatan dan ketua Agensi kerajaan. Disini akan membincangkan mengenai tanggungjawab tersebut.

Pertama sekali ialah, ketua jabatan hendaklah mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh jabatan Arkib Negara.

Kedua, Ketua jabatan dan agensi perlu mengwujudkan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang sesuai.

Ketiga, Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut peraturan pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629).

Akhir sekali ialah ketua jabatan dan agensi kerajaan perlu melantik seorang pegawai rekod jabatan sekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf dan memaklumkan pelantikannya kepada Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Selamat Tahun Baru Hijrah 1431

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Bersyukur ke hadrat Allah S.W.T keatas kepanjangan umur yang diberi olehNya kepada saya dan segala rezeki limpah kurniaNya. Setiap tahun berlalu memberi pelbagai pengalaman dan pengajaran kepada kita, mudah-mudahan esok lebih baik dari hari ini dan tahun baru ini lebih baik dari tahun-tahun yang lepas. Selamat tahun baru hijrah kepada semua muslimin dan muslimat yang mengunjungi blog saya, diharap ilmu yang sedikit ini dapat dikongsi dan dimanfaatkan bersama-sama untuk kepentingan bangsa, agama dan negara.


Sekian

Khairul Izzuan Ahmad

Pengurusan Fail Kerajaan : Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Elektronik

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-masing. Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik membolehkan penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya (Virtual)

Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, diselenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Fail Timbul (Float File)

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, Pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil.

Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan.


Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Penyimpanan dan Pergerakan Fail

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Kali ini akan menekankan mengenai penyimpanan dan pergerakan fail.

Pertama, fail terbuka perlu disimpan di bilik rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail.

Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (Follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh dan tarikh yang ditetapkan.


Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Fail Sementara

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Kali ini kan membincangkan mengenai fail sementara.

Fail sementara hanya boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. Selain itu, fail sementara boleh dibuka apabila terjadinya lebih dari dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.

Dalam pengurusan fail sementara ini, Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk asal.

Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan.

Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pembukaan Fail

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemruah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.Isu kali ini ialah Pembukaan fail.

Pertama, apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum ada, maka fail baru hendaklah dibuka. Tajuk dan mombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail. Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar jabatan fail.

Kedua, setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.

Ketiga, Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan perenggan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

Keempat, Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contoh terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan berbeza seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaanaan, serta disimpan di bilik fail. Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan semula dokumen.

Akhir sekali, Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang ditutup ini hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan "DITUTUP-JILID 2 DIBUKA" dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah di catatkan tajuk nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan "JILID 2 (Jld 2)"

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pengkelasan Perkara dan Pengkodan (Subject Classification and Coding)

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemruah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut.

Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan.

Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

Jabatan dan agensi boleh mendapatkan khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan pengkelasan perkara dan pengkodan.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pengkelasan Fail

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am (House keeping files) dan fail urusan fungsian (Functional files).

Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.

Fail urusan fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.

Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosidur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Pengurusan Surat Terperingkat

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai.

Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan Peraturan yang berkaitan.


Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Pendaftaran dan Pengedaran

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai.Kali ini akan membindangkan isu Pendaftaran dan Pengedaran surat itu sendiri.

Pertama, Surat yang ditujukan khusus kepada ketua atau timbalan ketua jabatan hendaklah diserahkan kepada pembantu khas (tanpa dibuka), manakala surat yang dialamatkan kepada ketua jabatan dan surat untuk perhatian pegawai hendaklah diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan.

Kedua, Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosidur yang ditetapkan.

Ketiga, sebelum sesuatu surat diedarkan untuk diambil tindakan oleh ketua atau timbalan ketua jabatan atau pegawai lain, tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat kedalam fail yang berkenaan mengikut cara yang telah ditetapkan.

Keempat, semasa surat diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapan segera ia hendaklah dibalas dalam masa yang singkat. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulis surat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima menyatakan bahawa jawapan yang lengkap akan disusuli dalam suatu jangka masa yang dinyatakan.

Kelima, Pembantu khas atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklah memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengan tarikh, nombor rujukan fail, alamat yang betul dan tepat, lampiran jika ada dan telah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosidur yang telah diteteapkan.

Akhir sekali, Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili. Waalaupun surat telah dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera. Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui mel (Emel). Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan Emel hendaklah dipatuhi.

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Today is The Big Day For Me 2

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Thanks for every body, include my lecturers, my family (especially for Mom and Dad) and friends for participating together for my successful examination result. Hope we together can improve our skill and improve our self to be good person at future. Viva Record Management.

May Allah bless u all forever...

By
Khairul Izzuan Ahmad.

Urusan Surat Kerajaan : Penyediaan Surat Terperingkat

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai.

Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah memperakukan kepada pegawai pengelas untuk menentukan taraf keselamatn surat sama ada terbuka atau terperingkat.

Kod Peringkat keselamatan hendaklah di catatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Salinan Surat

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai.

Surat hendaklah di sediakan dalam tiga (3) salinan. Salinan asal dihantar kepada penerima, salinan kedua dikandungkan didalam fail yang berkenaan dan salinan yang ketiga pula dikandungkan dalam fail timbul (float file).

Jika ada keperluan, salinan tambahan perlu diedarkan sebagai "salinan kepada" (s.k).

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Elemen Penting Surat ( Part 6/Akhir) : Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran.

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai. Disini akan membincangkan elemen-elemen yang penting didalam surat rasmi kerajaan iaitu Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran.

Semua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama, hendaklah di nomborkan secara berturutan.

Surat yang menggandungi lebih daripada satu muka surat juga hendaklah diberi nombor yang berturutan.

Lampiran yang disertakan kepada surat hendaklah di nomborkan atas sebelah kanan, misalnya Lampiran 1 atau Lampiran A dan nombor lampiran ini mestilah sama dengan nombor yang dirujuk di dalam surat.

Nombor rujukan surat hendaklah dicatitkan di bahagian atas sebelah kiri.

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Elemen Penting Surat (Part 5) : Pembuka Kata dan Akhir Surat

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai. Disini akan membincangkan elemen-elemen yang penting didalam surat rasmi kerajaan iaitu Pembuka Kata dan Akhir Surat.

Surat boleh dimulakan dengan cara yang difikirkan sesuai oleh penulis, tetapi setiap surat hendaklah diakhiri dengan perkataan "Saya yang Menurut Perintah" di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum tandatangan pegawai yang berkenaan.

Jika pegawai yang menandatangani surat itu bukan ketua jabatan, pegawai berkenaan hendaklah menandatanganinya "Bagi Pihak" (b.p) ketua jabatan. Nama pegawai itu hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya.


Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Elemen Penting Surat (Part 4) : Tarikh Surat dan Tajuk Surat

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai. Disini akan membincangkan elemen-elemen yang penting didalam surat rasmi kerajaan iaitu elemen Tarikh SUrat dan juga Tajuk Surat.

Tarikh surat hendaklah dicatatkan di bahagian atas sebelah kanan.

Tajuk surat pula perlu diberikan tajuk (Atau perkara) yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan. Setiap surat hendaklah seboleh-bolehnya dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara) sahaja. Bagi Surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan.

Sumber
Bahagian 4, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Elemen Penting Surat (Part 3) : Nombor Rujukan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai. Disini akan membincangkan elemen-elemen yang penting didalam surat rasmi kerajaan iaitu elemen Nombor Rujukan.

Surat hendaklah mempunyai nombor rujukan failnya supaya mudah dikesan untuk tindakan lanjut.

Nombor rujukan ini hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat sebagai "rujukan kami".

Surat jawapan kepada surat yang diterima hendaklah juga dicatatkan nombor rujukan fail pengirim sebagai "rujukan tuan" di atas "rujukan kami".

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Eleman Penting Surat (Part 3) : Permulaan Surat

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai. Disini akan membincangkan elemen-elemen yang penting didalam surat rasmi kerajaan iaitu elemen Permulaan Surat.

Surat yang ditujukan kepada jabatan atau agensi kerajaan hendaklah dimulakan dengan "Tuan" manakala kepada orang ramai hendaklah dimulakan dengan "Tuan" atau "Puan".

Surat yang khusus kepada ketua jabatan atau agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya. Begitu juga surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran.

Sumber
Bahagian 4, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Elemen Penting Surat (Part2) : Alamat Penerima

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai. Disini akan membincangkan elemen-elemen yang penting didalam surat rasmi kerajaan iaitu elemen Alamat Penerima.Alamat penerima di dalam surat rasmi kerajaan hendaklah dibuat seperti yang dinyatakan dibawah.

Untuk Alamat Penerima bagi Agensi Kerajaan, Surat kepada sesebuah agensi kerajaan hendaklah di alamatkan kepada ketua agensi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, manakala surat yang khusus kepada ketua agensi hendaklah didahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan. Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah ditambah di bawah alamat berkenaan dengan perkataan "Untuk Perhatian" (u.p. nama pegawai berkenaan).

Untuk Alamat Penerima bagi Orang Ramai atau Individu, Surat hendaklah di alamatkan kepada nama dan alamat individu berkenaan. Bagi individu yang mempunyai gelaran kebesarannya, kata hormat dan gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya.

Untuk Alamat Penerima bagi Pihak Berkuasa Berkanun atau Pertubuhan atau Firma, surat hendaklah dialamatkan kepada ketua badan, pertubuhan atau firma berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti dengan nama dan alamat rasminya.

Untuk Alamat Surat Melalui Peguam atau firma melalui peguam, surat hendaklah dialamatkan kepada peguam yang dilantik bagi menguruskan hal ehwal orang awam atau firma berkenaan.

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan :Elemen Penting Surat (Part 1) : Alamat Pengirim

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai. Disini akan membincangkan elemen-elemen yang penting didalam surat rasmi kerajaan iaitu elemen Alamat Pengirim.

Muka Surat pertama hendaklah menggunakan kepala surat yang mengandungi nama, alamat, nombor telefon dan nombor faksimili agensi pengirim.

Hal ini memudahkan penerima menjawab surat atau menghubungi agensi pengirim di samping memberi gambaran bahawa surat berkenaan adalah atas urusan rasmi kerajaan.

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

My Group and Archive Repository Model

By Khairul Izzuan Ahmad

Here is picture of my group members and our archival repository model (Putra Archive).

From left (Back) :Nor Shuhila, Ahmad Fadhli, Khairul Izzuan
From left (Front): Julia, Nurul Hafizza, Rosila

Putra Archive

Urusan Surat Kerajaan : Penyediaan Surat

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga oranga ramai. Disini akan menyatakan penyediaan surat kerajaan dan hendaklah mengandungi elemen-elemen tersebut.

1. Alamat Pengirim
2. Alamat penerima
3. Nombor rujukan
4. Tarikh Surat
5. Pembukaan dan pengakhiran surat
6. Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran.

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Urusan Surat Kerajaan : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga oranga ramai. Surat disediakan bagi beberapa tujuan antaranya ialah untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea baru.

Surat yang disediakan ole agensi kerajaan merupakan salah satu dokumen dan rekod rasmi. Surat adalah penting bagi membuktikan wujudnya penyaluran maklumat antara sesama agensi kerajaan. Setiap surat hendaklah jelas, tepat dan ringkas supaya mesej dapat disampaikan dengan berkesan. Sesuai dengan perkembangan teknologi, surat boleh dihantar melalui mesin faksimili dan electonical email (Emel) di samping melalui pos dan penghantaran tangan.

Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Rekod Kerajaan : Rancangan Rekod Penting Kerajaan : Cara-Cara Memelihara Rekod Penting Kerajaan.

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod penting kerajaan (Vital Record) merupakan rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat penting dan bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera kerajaan serta melindungi kepentinga kerajaan dan hak asasi individu.Disini akan menyenaraikan cara-cara untuk memelihara rekod penting kerajaan:

1. Menyimpan dan memelihara salinan asal rekod penting kerajaan di tempat yang selamat.
2. Membuat salinan keslamatan rekod penting kerajaan dalam bentuk mikrofilem dan sebagainya.
3. Menyimpan salinan-salinan keselamatan di tempat yang selamat.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Rancangan Rekod Penting Kerajaan : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod penting kerajaan (Vital Record) merupakan rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat penting dan bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera kerajaan serta melindungi kepentinga kerajaan dan hak asasi individu.

Tujuan Rancangan Rekod penting kerajaan ialah Mengenal pasti rekod-rekod penting kerajaan dan menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama semasa kecemasan atau bencana.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam : Penalti Melanggar Akta Arkib Negara 2003

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.

Penalti melanggar Akta Arkib Negara Malaysia 2003 :

"Pelanggaran peruntukan seksyen 25 Akta Arkib Negara Malaysia akan didenda sebanyak RM5000 atau 1 tahun penjara atau kedua-duanya sekali menurut Seksyen 25(5) Akta Arkib Negara Malaysia 2003."

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam : Cara-Cara Pemusnahan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan menyatakan cara-cara pemusnahan rekod :

1. Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.22/1975.
2. Dibakar atau menggunakan mesin perincih.
3. Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 4) : Prosedur Pemusnahan Rekod :Pemusnahan Rekod Kewangan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan membincangkan mengenai Prosedur pemusnahan rekod-rekod Kewangan.

Pertama, Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150). Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.

Kedua, Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang atau padu (Ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 3) : Prosedur Pemusnahan Rekod Awam : Pemusnahan Rekod yang Tidak Mempunyai Jadual Pemisahan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan membincangkan mengenai Prosedur pemusnahan rekod yang tidak mempunyai jadual pemisahan.

Pertama, Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.

Kedua, Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.

Ketiga, Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadang musnah oleh Arkib Negara Malaysia.

Keempat, Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.

Kelima,Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang musnah menurut Seksyen 25, Akta Arkib Negara Malaysia 2003.

Akhir sekali, Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang atau padu (Ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 2) : Prosedur Pemusnahan Rekod : Pemusnahan Rekod yang Mempunyai Jadual Pemisahan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan membincangkan mengenai Prosedur pemusnahan rekod yang mempunyai jadual pemisahan.

Pertama, Memastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai jadual pemisahan dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan yang telah ditetapkan.

Kedua, Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang untuk dimusnahkan dari rekod-rekod yang masih diperlukan untuk rujukan.

Ketiga, Memastikan Rekod-rekod yang hendak dimusnahkan mempunyai nombor rujukan dan tajuk atau perkara seperti yang terdapat di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan Rekod Am atau borang-borang Inventori Rekod.

Akhir sekali, Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang dimusnahkan kepada Arkib Negara Malaysia dalam ukuran meter panjang atau padu (Ukuran Bertimbun).

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 1) : Keperluan Pemusnahan Rekod Awam

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan menyenaraikan keperluan Pemusnahan rekod awam. :

1. Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat.
2. Mengatasi Kesesakan ruang pejabat.
3. Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod.
4. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.

Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lgi serta tidak mempunyai nilai utama (Primary value) seperti nilai penyelidikan, pentadbiran dan perundangan. Selain itu rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi dan rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut jadual pemisahan rekod jabatan dan jadual pemisahan rekod awam yang telah dipersetujui oleh Arkib Negara Malaysia dan jabatan yang berkenaan. Akhir sekali, Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun,resit, baucer lejer, jernal dan lain-lain lagi menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendeharaan 150)

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 4) : Penyediaan Jadual Pemisahan : Tindakan Arkib Negara Malaysia

Oleh Khairul Izzuan

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan.Disini akan membincangkan tindakan atau penyediaan Jadual Pemisahan oleh Arkib Negara Malaysia.

Pertama, menyediakan draf jadual pemisahan rekod awam berdasarkan borang inventori rekod yang diterima dari Jabatan atau Agensi Kerajaan untuk kajian jawatankuasa Inventori atau jadual pemisahan rekod awam Arkib Negara Malaysia.

Kedua, Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atasa jadual pemisahan rekod awam.

Ketiga, Menyediakan salinan jadual pemisahan rekod awam yang telah diluluskan untuk simpanan dan edaran Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Keempat, Memajukan salinan borang inventori rekod ke jabatan atau agensi kerajaan untuk simpanan.

Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu tanggungjawab yang penting dan harus diberi keutamaan oleh jabatan atau agensi kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk menjayaannya.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 3) : Penyediaan Jadual Pemisahan : Tindakan Jabatan Kerajaan

Oleh Khairul Izzuan

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan.Disini akan membincangkan tindakan atau penyediaan Jadual Pemisahan oleh Agensi Kerajaan atau Jabatan Kerajaan.

Pertama, melantik pegawai rekod. Seterusnya mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangannya.

Kedua, Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam.

Ketiga, Mengumpul maklumat mengenai Akta, Organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Keempat, Menegenal pasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Kelima, mengisi borang inventori rekod.

Keenam, mengkaji rekod untuk menentukan nilainya. seterusnya mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod.

Ketujuh, mendapatkan pengesahan dari ketua Jabatan atau Agensi kerajaan.

Kelapan, memajukan 3 salinan borang inventori rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan.

Kesembilan, mengedarkan jadual pemisahan rekod awam ke bahagian-bahagian untuk pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.

Akhir sekali, mengkaji semula jadual pemisahan rekod awam yang telah di sediakan setiap 5 tahun.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 2) : Kepentingan Jadual Pemisahan Rekod Awam.

Oleh Khairul Izzuan Ahmad
l

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan. Disini akan membincangkan mengenai Kepentingan Jadual Pemisahan Rekod Awam.

Pertama, Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Kedua, Mengenal pasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan atau sejarah untuk disimpan di Arkib Negara Malaysa sebagai bahan penyelidikan.

Ketiga, Memberikan kelulusan kepada Jabatan atau Agensi Kerajaan memusnahkan dengan segera rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.

Keempat, Mengenal pasti rekod-rekod penting kerajaan. selain it Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat dan akhir sekali Mengatasi masalah kesesakan ruang.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 1) : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan. Ia bertujuan memudahkan sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan (Disposal) keaatas rekod-rekod mereka. Dengan adanya jadual pemisahan rekod awam sesebuah Jabatan atau Agensi akan dapat mengetahui dengan mudah persoalan berikut.

Pertama sekali, Selama mana sesuatu rekod harus disimpan di Jabatan atau Agensi.

Kedua, Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan.

Ketiga, Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan. Ia mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas tempoh simpanan rekod di Jabatan atau Agensi kerajaan dipatuhi dan semua tindakan ke atasnya selesai.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part 5) : Merujuk Semula Rekod yang diPindahkan ke Arkib Negara

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai Merujuk semula rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara.

Pertama, Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc 79) yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia. Khidmat rujukan ini juga tertakluk kepada 35(1), Akta Arkib Negara 2003.

Kedua, Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksimili dengan memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.

Ketiga, Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri.

Keempat dan terakhir, Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula setelah digunakan di dalam tempoh sebulan*. Jabatan perlu menghubungi Arkib Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.

*Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh 3 bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part 4) : Cara Rekod-Rekod diPindahkan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai cara-cara rekod-rekod dipindahkan.

Pertama, Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.

Kedua, Mengenal pasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.

Ketiga, Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan (Chronology).

Keempat, menyediakan senarai pemindahan rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan sama ada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.

Kelima, Memajukan dua salinan senarai pemindahan rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.

Keenam, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.

Ketujuh, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.

Kelapan, Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun taraf kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.

Akhir sekali, Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part3) : Kumpulan Rekod Yang Tidak Boleh di Pindahkan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai Kumpulan Rekod yang tidak boleh dipindahkan.

Pertama, Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 1986) yang belum dikelaskan semula dan belum diturunkan tarafnya kepada rekod terbuka.

Kedua, Rekod-rekod tertentu yang perlu disimpan di jabatan disebabkan oleh kepentingan pentadbiran atau perundangan atau tidak boleh dibuka untuk rujukan awam kerana tertakluk kepada "Standing Instruction or Order" , Aturan Perlembagaan, Kanun dan Akta Jabatan tersebut. Sungguhpun begitu jabatan berkenaan perlu mendapat kebenaran daripada Menteri berkenaan menurut seksyen 28(4) Akta Arkib Negara 2003.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part 2) : Kumpulan Rekod yang Boleh diPindahkan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai Kumpulan Rekod yang boleh dipindahkan.

Pertama sekali, Kumpulan-kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah kumpulan-kumpulan rekod yang diwujudkan sebelum dan pada tahun 1948.

Kedua, Kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah kumpulan-kumpulan rekod peribadi atau perkhidmatan kakitangan kerajaan.

Ketiga, Kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah rekod-rekod yang bernilai yang telah mencapai usia lebih dari 5 tahun dari tarikh penutupannya. Keutamaan perlu diberi kepada rekod-rekod yang telah berusia lebih dari 20 tahun.

Keempat, kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan (Department retention schedule) .

Kelima, kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semua tarafnya kepada rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Akhir sekali, kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh ketua pengarah Arkib Negara Malaysia dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan: Pemindahan Rekod (Part 1) : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara. Disini akan membincangkan sebab rekod perlu dipindahkan.

Pertama sekali ialah memastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan selamat.

Kedua ialah menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah kerana untuk menjimatkan perbelanjaan disamping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.

Akhir sekali untuk meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja di jabatan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Cara-Cara Pemilharaan Rekod

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Kali ini akan membincangkan cara-cara pemeliharaan rekod itu sendiri. Disini akan mengemukakan cadanagan mengenai ciri-ciri yang harus ada oada bangunan iaitu tempat simpanan rekod itu sendiri.

Pertama, Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran atau banjir.

Kedua, bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air. selain itu bangunan tersebut juga perlu dilengkapi sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba, pintu rintangan api dan sebagainya dan mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.

Ketiga, Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu diantara 15 darjah celcius hingga 18 darjah celcius dan kelembapan bandingannya (raltive humidity) ialah 55% hingga 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat penghawa dingin, kipas boleh digunakan untuk mendapat pengedaran udara yang sempurna.

Keempat, Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan menggunakan pencuci hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu. Rekod-rekod perlu disimpan diatas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-rekod tersebut.

Kelima. rekod-rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berjukat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.

Akhir sekali, Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan pelekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail dengan segera.

Sumber
mengikut Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am.Bil 1/1997, iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5.
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Faktor Kerosakan Rekod (Part 4) : Faktor Manusia

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod-rekod diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.Sementara itu, rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara. Disini akan membincangkan mengenai musuh-musuh rekod. Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal, biologikal, kimia dan juga manusia itu sendiri.

Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah punca daripada kelalaian manusia semasa menguruskannya. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Faktor Kerosakan Rekod (Part 3) : Faktor Kimia

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod-rekod diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.Sementara itu, rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara. Disini akan membincangkan mengenai musuh-musuh rekod. Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal, biologikal, kimia dan juga manusia itu sendiri.

Faktor kimia bermaksud rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia seperti kertas mengandungi asid semasa proses pembuatannya.

Begitu juga dakwat dan bahan-bahan kimia yang lain yang digunakan ke atas rekod-rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna, bahan-bahan kimia yang berada didalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan seterusnya merosakkan rekod.

Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang perindustrian dan kenderaan dan lain-lain akan mendatangkan kesan buruk keatas rekod dalam jangka masa yang panjang.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Faktor Kerosakan Rekod (Part 2) : Faktor biologikal

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod-rekod diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.Sementara itu, rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara. Disini akan membincangkan mengenai musuh-musuh rekod. Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal, biologikal, kimia dan juga manusia itu sendiri.

Faktor biologikal terdiri daripada haiwan atau serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan haiwan perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus, lembap, sesak dan kotor. Kulat dan cendawan juga merupakan agen perosak rekod.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemeliharaan Rekod dan Faktor-Faktor Kerosakan Rekod (Part 1) : Faktor Fizikal

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod-rekod diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.Sementara itu, rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara. Disini akan membincangkan mengenai musuh-musuh rekod. Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal, biologikal, kimia dan juga manusia itu sendiri.

Faktor fizikal termasuklah tempat simpanan. Tempat simpanan yang tidak sempurna adalah merupakan salah satu agen perosak, seperti bangunan yang diperbuat dari kayu dan mudah terbakar, dimasuki air, serangga serta tidak mempunyai sistem pengedaran udara yang baik dan sistem penyimpanan yang teratur.

Selain itu, faktor cahaya, suhu dan kelembapan juga akan mempengaruhi rekod-rekod yang disimpan. Rekod-rekod yang sering terdedah kepada cahaya mudah rosak, pecah dan bertukar warna manakala suhu yang terlalu tinggi akan menyebabkan rekod mudah berkedut dan hancur.Kelembapan bandingan (Relative humidity) yang tinggi pula menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat pada rekod-rekod tersebut.

Selain itu, Faktor habuk. Habuk yang terkumpul ditempat simpanan rekod boleh merosakkan rekod, butiran-butiran halus dan tajam pada habuk merosakkan kertas dan rekod lain terutama sekali mikrofilem dan juag pita magnetik.

Selain itu, faktor bencana alam. Bencana alam seperti banjir, peperangan, kebakaran, gempa bumi dan bencana-bencana alam yang lain adalaha merupakan agen-agen perosak rekod.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Tanggungjawab Anda Terhadap Rekod Awam

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dibawah tajuk ini akan membincangkan apa yang perlu kita lakukan sebagai pekerja sektor kerajaan atau lain-lain sektor terhadap rekod awam:

1. Mewujudkan rekod-rekod yang diperlukan oleh jabatan anda didalam urusan harian.
2. Menentukan rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan anda disimpan secara sistematik dan dipelihara dengan baik.
3. Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan.
4. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod yang tidak diperlukan lagi.
5. Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara untuk disimpan.
6. Memastikan semua rekod yang telah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
7. Meminta kebenaran daripada ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan rekod-rekod yang tidak bernilai.
8. Mendapatkan khidmat nasihat dan bekerjasama dengan pegawai-pegawai Arkib Negara mengenai cara pengurusan rekod di Jabatan anda.
9. Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan, pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Rekod perlulah dilantik.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Rekod Awam

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dibawah Akta Arkib Negara 2003, Rekod awam bermaksud rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau mana-man perkhidmatan awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah jagaan atau di bawah kawalan Akta Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].

Dengan kata lain, rekod awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Perubatan : Jawatankuasa Rekod Perubatan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Kali ini akan membincangkan mengenai Jawatankuasa Rekod Perubatan disesebuah Hospital atau disesebuah institusi kesihatan.

Pertama sekali, setiap hospital hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Rekod Perubatan yang dipengerusikan oleh Pengarah Hospital dan dianggotai oleh ketua-ketua jabatan klinikal dan lain-lain yang berkenaan.

kedua, diantara tugas utama jawatankuasa rekod ialah menetapkan dasar operasi, prosidur, dan piawaian mengenai perkhidmatan rekod di hospital dan memantau pelaksanaan garis panduan yang berkaitan dengan perkhidmatan rekod. Jawatankuasa juga bertanggungjawab memantau kualiti rekod perubatan serta statistik atau maklumat yang dikumpulkan.

Jawatankuasa rekod perlu mengadakan mesyuarat secara berkala untuk membincangkan dan menyelesaikan isu berkaitan dengan perkhidmatan rekod.

Sumber
Persatuan Rekod Perubatan Malaysia
http://rekodperubatan.wordpress.com/

Garis panduan rekod perubatan
http://www.scribd.com/doc/9703724/Garispanduan-Rekod-Perubatan-KKM-32005

Pengurusan Rekod Perubatan : Pengumpulan Data

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Setiap hospital perlu mengumpul data-data penting mengenai rekod dan laporan perubatan. Sebagai contoh, bilangan rekod perubatan yang dikendalikan, bilangan laporan perubatn perlu disediakan.

Statistik mengenai rekod dan laporan perubatan hendaklah dikemukakan ke Bahagian Perkembangan Perubatan setiap 6 bulan.

Sumber
Persatuan Rekod Perubatan Malaysia
http://rekodperubatan.wordpress.com/

Garis panduan rekod perubatan
http://www.scribd.com/doc/9703724/Garispanduan-Rekod-Perubatan-KKM-32005

Pengurusan Rekod Perubatan : Pemantauan Kualiti

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Isu kali ini membincangkan mengenai pemantauan kualiti dan ia perlu dilaksnanakan, diselaraskan dan dipantau oleh Unit Rekod.

Pertama sekali ialah Unit Rekod perlu memantau tempoh penghantaran rekod dari wad dan klinik ke unit rekod selepas pesakit discaj atau selesai sesi klinik.

Kedua, Unit Rekod perlu menyemak kelengkapan borang dan dokumen dalam rekod perubatan termasuklah maklumat yang telah didokumenkan.

Ketiga, Unit Rekod perlu menjalankan audit ke atas rekod untuk memastikan dokumentasi yang lengkap, jelas dan teratur.

Keempat, Unit Rekod perlu memantau pinjaman rekod yang melebihi tempoh masa yang di tetapkan.

Akhir sekali, Unit Rekod perlu memantau kes rekod yang tidak dapat dikesan kerana tersilap letak atau silap memfail, dipinjam tanpa pengetahuan, rosak, hilang dan sebagainya.

Sumber
Persatuan Rekod Perubatan Malaysia
http://rekodperubatan.wordpress.com/

Garis panduan rekod perubatan
http://www.scribd.com/doc/9703724/Garispanduan-Rekod-Perubatan-KKM-32005

Pengurusan Rekod Perubatan : Penyimpanan dan Pelupusan Rekod Perubatan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Kali ini akan membincangkan mengenai Penyimpanan dan Pelupusan Rekod Perubatan.Rekod perubatan mestilah diurus, disimpan dengan betul dan ditempat yang selamat bagi mengelakkan daripada berlaku kehilangan, kerosakan dan lain-lain lagi.

Ruang simpanan rekod hendaklah mempunyai suhu yang sesuai, dilengkapi dengan alat pengesan kebakaran dan alat pemadam kebakaran serta bebas daripada makhluk perosak.

Selain itu, rekod aktif dan rekod tidak aktif hemdaklah disimpan secara berasingan. Rekod aktif disimpan di Unit Rekod manakala yang tidak aktif pula boleh disimpan ditempat lain bagi mengatasi masalah kekurangan ruang di Unit rekod.

Seterusnya, rekod perubatan perlu disimpan untuk tempoh yang ditetapkan (mengikut jadual pemisahan rekod/ retention schedule) bagi memenuhi keperluan rawatan, perundangan, penyelidikan dan sebagainya. Jadual penyimpanan rekod perubatan seperti yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia.

Seterunya, rekod perubatan yang telah tamat tempohnya (tempoh penyimpanan) hendaklah dilupuskan mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

Akhir sekali, Pegawai yang bertanggungjawab bagi pelupusan rekod perlu mengesahkan bahawa rekod-rekod telah dilupuskan dengan betul dan borang pelupusan rekod hendaklah ditandatangani oleh pegawai berkenaan dan disimpan sebagai bukti pelupusan.

Sumber
Persatuan Rekod Perubatan Malaysia
http://rekodperubatan.wordpress.com/

Garis panduan rekod perubatan
http://www.scribd.com/doc/9703724/Garispanduan-Rekod-Perubatan-KKM-32005

Selamat Hari Raya Aidil Adha

By Khairul Izzuan Ahmad

"Selamat Hari Raya Aidiladha kepada semua umat Islam, mudah-mudahan dimurahkan rezeki dan dilimpahi kurniaan Allah S.W.T"

Pengurusan Rekod Perubatan : Hak Pesakit Keatas Rekod Perubatan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Walaupun Rekod merupakan dokumen hakmilik hospital, maklumat didalamnya adalah mengenai pesakit dan dari segi perundangan tidak menghalang pesakit untuk membaca atau mendapatkan maklumat didalam rekod perubatannya sendiri.

Kebiasaannya pesakit memohon mendapatkan laporan perubatan yang disediakan oleh pihak hospital. Laporan perubatan dipohon dari pelbagai tujuan dan diantaranya tuntutan insuran, SOCSO, KWSP, Kes perundangan di mahkamah dan sebagainya.

Sekiranya pesakit memohon untuk mendapatkan salinan rekod perubatannya, Antara perkara yang perlu dilakukan oleh hospital ialah pertamanya Permohonan rasmi kepada pengarah hospital hendaklah dibuat oleh pesakit sendiri dengan menyatakan tujuannya.

Kedua, Pesakit perlu dijelaskan bahawa pihak hospital tidak akan bertnaggungjawab keatas apa-apa interperasi atau laporan perubatan yang dibuat oleh pihak lain berpandukan kepada maklumat yang diperlehi dari salinan rekod perubatan.

Ketiga, Pesakit perlu sendiri datang untuk mengambil salinan rekodnya dan menandatangani borang pengesahan penerimaan salinan rekod untuk simpanan pihak hospital.

Keempat, Bagi mengenalpasti borang dan dokumen kepunyaan pesakit dalam rekod berkenaan, setiap muka surat borang dan dokumen hendaklah dicatitkan MRN (Nombor Rekod Perubatan) pesakit.

Kelima, walaupun pesakit berhak keatas maklumat didalam rekod perubatannya, terdapat bebrapa bahagian dalam rekod perubatan yang bukan menjadi hak pesakit, contohnya maklumat yang diperoleh dari pihak ketiga yang perlu di rahsiakan dari pesakit dan penadapat atau pandangan dari intelektual doktor berdasarkan keputusan ujian yang dijalankan. Terpulang kepada pihak hospital untuk menentukan bahagian-bahagian rekod yang bukan hakmilik pesakit tidak perlu diberikan.

Keenam dan akhir sekali, Sekiranya permohonan diterima daripada pesakit yang mana kesnya sedang disiasat kerana berkemungkinan berlaku "Medical Negligence", pihak hospital perlu merujuk kepada kementerian untuk mendapatkan pandangan.

Sumber
Persatuan Rekod Perubatan Malaysia
http://rekodperubatan.wordpress.com/

Garis panduan rekod perubatan
http://www.scribd.com/doc/9703724/Garispanduan-Rekod-Perubatan-KKM-32005