Bilik Rekod

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Bilik rekod ialah sebuah bilik yang menyimpan segala rekod-rekod jabatan. Bilik rekod hendaklah digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang sama sekali untuk digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang lain.

Bilik rekod hendaklah sentiasa bersih, terhindar dari habuk, dan mempunyai sistem peredaran udara yang baik.

Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod.Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang di bilik rekod.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pembaikan Kecil Rekod yang Rosak

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan yang sesuai untuk menyelenggara dan memlihara rekod awam dari sebarang kerosakan, kemusnahan dan kehilangan semasa dalam jagaan mereka.

Sebarang kerosakan kecil keatas rekod awam hendaklah dibaiki dengan cermat menggunakan bahan perekat yang dibuat daripada tepung ubi kayu.

Gam cecair atau pita selofan tidak sesuai digunakan kerana kandungan asidnya boleh merosakkan dan mencacatkan kertas.

Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada sesuatu fail hendaklah dimasukkan semula kedalam fail berkenaan mengikut susunan asal seperti mana yang tercatat di atas kertas minit.

Rekod-rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kertas serap air (blotting paper) dan kipas angin. Rekod-rekod jangan sesekali dijemur dibawah sinaran matahari atau disalai.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.