Peranan Ketua Jabatan dan Ketua Agensi : Pelan Tindakan Bencana (Record Disaster Plan)

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Ketua jabatan dan ketua agensi hendaklah menyediakan Pelan Tindakan Bencana yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana.

Jabatan dan Agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan Pelan Tindakan Bencana bagi pemeliharaan rekod awam.


Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Peranan Ketua Jabatan dan Ketua Agensi : Program Rekod Penting

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod penting kerajaan (Vital Record) merupakan rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat penting dan bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera kerajaan serta melindungi kepentinga kerajaan dan hak asasi individu.

Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah mengenal pasti Rekod Penting (Vital Records) dan membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebut.

Salinan Keselamatan (backup copies) bagi rekod-rekod yang telah dikenal pasti sebagai Rekod Penting hendaklah dibuat dan disimpan di lokasi berasingan.

Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia bagi Program Rekod Penting Jabatan.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Peranan Ketua Jabatan dan Ketua Agensi :Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR / Disposal Schedule):

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Jadual Pelupusan Rekod fungsian (Functional Records) jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara.

Bagi kumpulan Rekod Urusan Am (housekeeping records) tindakan pelupusan hendaklah mengikut JPR Am yang disediakan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi Kerajaan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pada setiap pengwujudan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam adalah dibawah tanggungjawab Ketua Jabatan dan ketua Agensi kerajaan. Disini akan membincangkan mengenai tanggungjawab tersebut.

Pertama sekali ialah, ketua jabatan hendaklah mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh jabatan Arkib Negara.

Kedua, Ketua jabatan dan agensi perlu mengwujudkan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang sesuai.

Ketiga, Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut peraturan pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629).

Akhir sekali ialah ketua jabatan dan agensi kerajaan perlu melantik seorang pegawai rekod jabatan sekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf dan memaklumkan pelantikannya kepada Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Bahagian 8, Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.