Pengurusan Fail Kerajaan : Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Elektronik

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-masing. Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik membolehkan penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya (Virtual)

Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, diselenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Fail Timbul (Float File)

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, Pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil.

Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan.


Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Penyimpanan dan Pergerakan Fail

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Kali ini akan menekankan mengenai penyimpanan dan pergerakan fail.

Pertama, fail terbuka perlu disimpan di bilik rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail.

Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (Follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh dan tarikh yang ditetapkan.


Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Fail Sementara

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Kali ini kan membincangkan mengenai fail sementara.

Fail sementara hanya boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. Selain itu, fail sementara boleh dibuka apabila terjadinya lebih dari dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.

Dalam pengurusan fail sementara ini, Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk asal.

Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan.

Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pembukaan Fail

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemruah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.Isu kali ini ialah Pembukaan fail.

Pertama, apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum ada, maka fail baru hendaklah dibuka. Tajuk dan mombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail. Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar jabatan fail.

Kedua, setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.

Ketiga, Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan perenggan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

Keempat, Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contoh terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan berbeza seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaanaan, serta disimpan di bilik fail. Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan semula dokumen.

Akhir sekali, Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang ditutup ini hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan "DITUTUP-JILID 2 DIBUKA" dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah di catatkan tajuk nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan "JILID 2 (Jld 2)"

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pengkelasan Perkara dan Pengkodan (Subject Classification and Coding)

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemruah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut.

Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan.

Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

Jabatan dan agensi boleh mendapatkan khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan pengkelasan perkara dan pengkodan.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pengkelasan Fail

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am (House keeping files) dan fail urusan fungsian (Functional files).

Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.

Fail urusan fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.

Pengurusan Fail Kerajaan : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.

Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosidur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.