Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani
Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Kali ini kan membincangkan mengenai fail sementara.
Fail sementara hanya boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. Selain itu, fail sementara boleh dibuka apabila terjadinya lebih dari dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.
Dalam pengurusan fail sementara ini, Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk asal.
Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan.
Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.
Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.
Fail sementara hanya boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. Selain itu, fail sementara boleh dibuka apabila terjadinya lebih dari dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.
Dalam pengurusan fail sementara ini, Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk asal.
Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan.
Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.
Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.
No comments:
Post a Comment