Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 3) : Prosedur Pemusnahan Rekod Awam : Pemusnahan Rekod yang Tidak Mempunyai Jadual Pemisahan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan membincangkan mengenai Prosedur pemusnahan rekod yang tidak mempunyai jadual pemisahan.

Pertama, Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.

Kedua, Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.

Ketiga, Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadang musnah oleh Arkib Negara Malaysia.

Keempat, Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.

Kelima,Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang musnah menurut Seksyen 25, Akta Arkib Negara Malaysia 2003.

Akhir sekali, Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang atau padu (Ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm