Pengurusan Rekod Kerajaan : Rancangan Rekod Penting Kerajaan : Cara-Cara Memelihara Rekod Penting Kerajaan.

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod penting kerajaan (Vital Record) merupakan rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat penting dan bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera kerajaan serta melindungi kepentinga kerajaan dan hak asasi individu.Disini akan menyenaraikan cara-cara untuk memelihara rekod penting kerajaan:

1. Menyimpan dan memelihara salinan asal rekod penting kerajaan di tempat yang selamat.
2. Membuat salinan keslamatan rekod penting kerajaan dalam bentuk mikrofilem dan sebagainya.
3. Menyimpan salinan-salinan keselamatan di tempat yang selamat.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Rancangan Rekod Penting Kerajaan : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod penting kerajaan (Vital Record) merupakan rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat penting dan bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera kerajaan serta melindungi kepentinga kerajaan dan hak asasi individu.

Tujuan Rancangan Rekod penting kerajaan ialah Mengenal pasti rekod-rekod penting kerajaan dan menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama semasa kecemasan atau bencana.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam : Penalti Melanggar Akta Arkib Negara 2003

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.

Penalti melanggar Akta Arkib Negara Malaysia 2003 :

"Pelanggaran peruntukan seksyen 25 Akta Arkib Negara Malaysia akan didenda sebanyak RM5000 atau 1 tahun penjara atau kedua-duanya sekali menurut Seksyen 25(5) Akta Arkib Negara Malaysia 2003."

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam : Cara-Cara Pemusnahan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan menyatakan cara-cara pemusnahan rekod :

1. Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.22/1975.
2. Dibakar atau menggunakan mesin perincih.
3. Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 4) : Prosedur Pemusnahan Rekod :Pemusnahan Rekod Kewangan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan membincangkan mengenai Prosedur pemusnahan rekod-rekod Kewangan.

Pertama, Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150). Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.

Kedua, Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang atau padu (Ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 3) : Prosedur Pemusnahan Rekod Awam : Pemusnahan Rekod yang Tidak Mempunyai Jadual Pemisahan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan membincangkan mengenai Prosedur pemusnahan rekod yang tidak mempunyai jadual pemisahan.

Pertama, Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.

Kedua, Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.

Ketiga, Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadang musnah oleh Arkib Negara Malaysia.

Keempat, Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.

Kelima,Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang musnah menurut Seksyen 25, Akta Arkib Negara Malaysia 2003.

Akhir sekali, Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang atau padu (Ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 2) : Prosedur Pemusnahan Rekod : Pemusnahan Rekod yang Mempunyai Jadual Pemisahan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan membincangkan mengenai Prosedur pemusnahan rekod yang mempunyai jadual pemisahan.

Pertama, Memastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai jadual pemisahan dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan yang telah ditetapkan.

Kedua, Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang untuk dimusnahkan dari rekod-rekod yang masih diperlukan untuk rujukan.

Ketiga, Memastikan Rekod-rekod yang hendak dimusnahkan mempunyai nombor rujukan dan tajuk atau perkara seperti yang terdapat di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan Rekod Am atau borang-borang Inventori Rekod.

Akhir sekali, Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang dimusnahkan kepada Arkib Negara Malaysia dalam ukuran meter panjang atau padu (Ukuran Bertimbun).

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam (Part 1) : Keperluan Pemusnahan Rekod Awam

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan. Disini akan menyenaraikan keperluan Pemusnahan rekod awam. :

1. Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat.
2. Mengatasi Kesesakan ruang pejabat.
3. Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod.
4. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemusnahan Rekod Awam : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemusnahan Rekod merupakan proses akhir dalam pengurusan rekod dimana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.

Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lgi serta tidak mempunyai nilai utama (Primary value) seperti nilai penyelidikan, pentadbiran dan perundangan. Selain itu rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi dan rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut jadual pemisahan rekod jabatan dan jadual pemisahan rekod awam yang telah dipersetujui oleh Arkib Negara Malaysia dan jabatan yang berkenaan. Akhir sekali, Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun,resit, baucer lejer, jernal dan lain-lain lagi menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendeharaan 150)

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 4) : Penyediaan Jadual Pemisahan : Tindakan Arkib Negara Malaysia

Oleh Khairul Izzuan

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan.Disini akan membincangkan tindakan atau penyediaan Jadual Pemisahan oleh Arkib Negara Malaysia.

Pertama, menyediakan draf jadual pemisahan rekod awam berdasarkan borang inventori rekod yang diterima dari Jabatan atau Agensi Kerajaan untuk kajian jawatankuasa Inventori atau jadual pemisahan rekod awam Arkib Negara Malaysia.

Kedua, Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atasa jadual pemisahan rekod awam.

Ketiga, Menyediakan salinan jadual pemisahan rekod awam yang telah diluluskan untuk simpanan dan edaran Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Keempat, Memajukan salinan borang inventori rekod ke jabatan atau agensi kerajaan untuk simpanan.

Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu tanggungjawab yang penting dan harus diberi keutamaan oleh jabatan atau agensi kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk menjayaannya.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 3) : Penyediaan Jadual Pemisahan : Tindakan Jabatan Kerajaan

Oleh Khairul Izzuan

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan.Disini akan membincangkan tindakan atau penyediaan Jadual Pemisahan oleh Agensi Kerajaan atau Jabatan Kerajaan.

Pertama, melantik pegawai rekod. Seterusnya mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangannya.

Kedua, Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam.

Ketiga, Mengumpul maklumat mengenai Akta, Organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Keempat, Menegenal pasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Kelima, mengisi borang inventori rekod.

Keenam, mengkaji rekod untuk menentukan nilainya. seterusnya mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod.

Ketujuh, mendapatkan pengesahan dari ketua Jabatan atau Agensi kerajaan.

Kelapan, memajukan 3 salinan borang inventori rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan.

Kesembilan, mengedarkan jadual pemisahan rekod awam ke bahagian-bahagian untuk pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.

Akhir sekali, mengkaji semula jadual pemisahan rekod awam yang telah di sediakan setiap 5 tahun.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 2) : Kepentingan Jadual Pemisahan Rekod Awam.

Oleh Khairul Izzuan Ahmad
l

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan. Disini akan membincangkan mengenai Kepentingan Jadual Pemisahan Rekod Awam.

Pertama, Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Kedua, Mengenal pasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan atau sejarah untuk disimpan di Arkib Negara Malaysa sebagai bahan penyelidikan.

Ketiga, Memberikan kelulusan kepada Jabatan atau Agensi Kerajaan memusnahkan dengan segera rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.

Keempat, Mengenal pasti rekod-rekod penting kerajaan. selain it Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat dan akhir sekali Mengatasi masalah kesesakan ruang.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 1) : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan. Ia bertujuan memudahkan sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan (Disposal) keaatas rekod-rekod mereka. Dengan adanya jadual pemisahan rekod awam sesebuah Jabatan atau Agensi akan dapat mengetahui dengan mudah persoalan berikut.

Pertama sekali, Selama mana sesuatu rekod harus disimpan di Jabatan atau Agensi.

Kedua, Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan.

Ketiga, Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan. Ia mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas tempoh simpanan rekod di Jabatan atau Agensi kerajaan dipatuhi dan semua tindakan ke atasnya selesai.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part 5) : Merujuk Semula Rekod yang diPindahkan ke Arkib Negara

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai Merujuk semula rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara.

Pertama, Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc 79) yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia. Khidmat rujukan ini juga tertakluk kepada 35(1), Akta Arkib Negara 2003.

Kedua, Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksimili dengan memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.

Ketiga, Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri.

Keempat dan terakhir, Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula setelah digunakan di dalam tempoh sebulan*. Jabatan perlu menghubungi Arkib Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.

*Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh 3 bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part 4) : Cara Rekod-Rekod diPindahkan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai cara-cara rekod-rekod dipindahkan.

Pertama, Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.

Kedua, Mengenal pasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.

Ketiga, Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan (Chronology).

Keempat, menyediakan senarai pemindahan rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan sama ada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.

Kelima, Memajukan dua salinan senarai pemindahan rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.

Keenam, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.

Ketujuh, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.

Kelapan, Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun taraf kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.

Akhir sekali, Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part3) : Kumpulan Rekod Yang Tidak Boleh di Pindahkan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai Kumpulan Rekod yang tidak boleh dipindahkan.

Pertama, Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 1986) yang belum dikelaskan semula dan belum diturunkan tarafnya kepada rekod terbuka.

Kedua, Rekod-rekod tertentu yang perlu disimpan di jabatan disebabkan oleh kepentingan pentadbiran atau perundangan atau tidak boleh dibuka untuk rujukan awam kerana tertakluk kepada "Standing Instruction or Order" , Aturan Perlembagaan, Kanun dan Akta Jabatan tersebut. Sungguhpun begitu jabatan berkenaan perlu mendapat kebenaran daripada Menteri berkenaan menurut seksyen 28(4) Akta Arkib Negara 2003.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Pemindahan Rekod (Part 2) : Kumpulan Rekod yang Boleh diPindahkan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai Kumpulan Rekod yang boleh dipindahkan.

Pertama sekali, Kumpulan-kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah kumpulan-kumpulan rekod yang diwujudkan sebelum dan pada tahun 1948.

Kedua, Kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah kumpulan-kumpulan rekod peribadi atau perkhidmatan kakitangan kerajaan.

Ketiga, Kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah rekod-rekod yang bernilai yang telah mencapai usia lebih dari 5 tahun dari tarikh penutupannya. Keutamaan perlu diberi kepada rekod-rekod yang telah berusia lebih dari 20 tahun.

Keempat, kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan (Department retention schedule) .

Kelima, kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semua tarafnya kepada rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Akhir sekali, kumpulan rekod yang boleh dipindahkan ialah Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh ketua pengarah Arkib Negara Malaysia dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan: Pemindahan Rekod (Part 1) : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara. Disini akan membincangkan sebab rekod perlu dipindahkan.

Pertama sekali ialah memastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan selamat.

Kedua ialah menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah kerana untuk menjimatkan perbelanjaan disamping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.

Akhir sekali untuk meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja di jabatan.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Cara-Cara Pemilharaan Rekod

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Kali ini akan membincangkan cara-cara pemeliharaan rekod itu sendiri. Disini akan mengemukakan cadanagan mengenai ciri-ciri yang harus ada oada bangunan iaitu tempat simpanan rekod itu sendiri.

Pertama, Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran atau banjir.

Kedua, bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air. selain itu bangunan tersebut juga perlu dilengkapi sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba, pintu rintangan api dan sebagainya dan mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.

Ketiga, Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu diantara 15 darjah celcius hingga 18 darjah celcius dan kelembapan bandingannya (raltive humidity) ialah 55% hingga 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat penghawa dingin, kipas boleh digunakan untuk mendapat pengedaran udara yang sempurna.

Keempat, Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan menggunakan pencuci hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu. Rekod-rekod perlu disimpan diatas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-rekod tersebut.

Kelima. rekod-rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berjukat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.

Akhir sekali, Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan pelekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail dengan segera.

Sumber
mengikut Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am.Bil 1/1997, iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5.
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm

Pengurusan Rekod Kerajaan : Faktor Kerosakan Rekod (Part 4) : Faktor Manusia

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Rekod-rekod diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.Sementara itu, rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara. Disini akan membincangkan mengenai musuh-musuh rekod. Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal, biologikal, kimia dan juga manusia itu sendiri.

Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah punca daripada kelalaian manusia semasa menguruskannya. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm