Saturday, January 2, 2010

Pengurusan Dokumen Terperingkat : Penyimpanan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dokumen terperingkat dapat dintayakan sebagai Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Kali ini akan membincangkan mengenai kaedah menyimpan dokumen terperingkat.

Pertama, Semua dokumen dibawah kategori rahsia besar hendaklah disimpan dalam peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut sedang digunakan ianya boleh disimpan secara sementara di dalam kabinet fail yang dikunci dan menggunakan palang besi berkunci. Peti besi dan kabinet besi yang berkenaan perlu mempunyai dua kunci dan disimpan oleh dua pegawai yang berasingan.

Kedua, bagi dokumen rahsia pula, cara penyimpanannya sama dengan dokumen rahsia besar, manakala bagi dokumen sulit dan terhad pula hendaklah disimpan di dalam kabinet besi atau almari besi berkunci.

Ketiga, Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu singkat tanpa ditunggu hendaklah diletakkan di dalam bilik yang dikunci dan tingkap ditutup dan juga dikunci.Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama (melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet atau almari yang dikunci.

Keempat, Semua kunci bagi almari besi atau kabinet atau bilik tempat penyimpanan dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah ataupun Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah. Bagi Pegawai-pegawai kanan yang mempunyai Pembantu Khas masing-masing, mereka boleh mengarahkan Pembantu-Pembantu khas tersebut menyimpan kunci-kunci berkenaan.

Kelima, Pengarah atau timbalan pengarah adalah dikehendaki memastikan pegawai-pegawai yang akan bertukar atau bersara hendaklah menyerahkan dokumen dan kunci tersebut kepada pegawai lain yang mengambil alih tugas sebelum tarikh pertukaran atau bersara.

Akhir sekali Pengarah atau timbalan Pengarah hendaklah menyerahkan rekod dokumen-dokumen tersebut kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk didaftarkan.

Sumber
Dasar Pengurusan Rekod Terperingkat Perpustakaan Negara Malaysia


6 comments:

  1. salam..nk tnya plak..camne kaedah@prosedur utk membawa dokumen terperingkat keluar dr pejabat?sy nk thu sb kene wat assgmnt pasal tajuk ni...kui3..nway tq utk info diatas..kalu ade info yg bkenaan dgn dokumen t'peringkat,gthu eh..
    (pnjam acc google adik)
    tq:)

    ReplyDelete
  2. Syukran for sharing. Mtk kebenrn utk jdkan panduan asmnt.

    ReplyDelete
  3. MOHON SHARE TUK ASSIGNMENT..^^

    ReplyDelete
  4. Perkonsian ilmu yang amat baik. Semoga Tuan dirahmati Allah atas penyebaran ilmu sebegini.
    http://kmanblog.com.

    ReplyDelete