Selamat Hari Raya 2010

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Selamat hari raya diucapkan kepada semua muslimin dan muslimat dan rakan-rakan sahabat handai. Sempena dengan sambutan Aidilfitri ini, saya ingin memohon maaf jika ada di dalam blog ini menyinggung perasaan sesiapa dan menyentuh sensitiviti. Sempena dengan Aidilfitri tahun ini juga saya berharap dengan penyediaan maklumat didalam blog ini dapat membantu anda semua pembaca dalam pengurusan rekod dan pengurusan maklumat itu sendiri. Akhir sekali, sekali lagi saya ingin memohon ampun maaf dan mengucapkan selamat hari raya aidilfitri..


Tulus Ikhlas,
Khairul Izzuan Ahmad

Business continuity plan

by Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Business Continuity defines as a comprehensive managed effort to prioritize key business process, identify significant threat to normal operation and plan mitigation (improvement) strategies to ensure effective and efficient organizational response to the challenges that surface during and after a crisis. Therefore, business continuity plan will ensure that all the business records are protected from any contingency of being damages by unexpected events. This is very important due to the status of records as evidence and essential for the continuance of business operation as a whole


To prevent a disaster from damaging the business records, organizations must first recognize the potential disasters. The most common threats to record include damaged cause by fire, water, theft, system failures, computer viruses, vandalism, and sabotage. Other potential disaster also can come from adverse environmental condition.


Most modern paper stock is undergoing a continual process of deterioration caused by the high level of paper and acidity, and the problem is intensified by atmospheric pollution. Records maintained on microform or magnetic media are also highly susceptible to deterioration if appropriate are not taken to regulate temperature, humidity, population and lighting. Therefore, organization needs to prepare a disaster planning or contingency plan for coping with any disaster.

Document Imaging System as a part of Record Management : Introduction

By Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Introduction

Document imaging is one of field in record management and it are important to manage document in electronically. In this section will discuss about what is document imaging itself, the benefit of document imaging system and what the basic methods must do when want develop document imaging system.

What is document imaging

Document imaging is the conversion of paper documents into electronic images on your computer. When the document have been convert into imaging through computer, these document can be retrieved effortlessly in seconds.

Benefit of document imaging system

Fast retrieval
Imaging lets you find documents quickly without leaving your desk.

Flexible indexing
Imaging can index documents in several different ways simultaneously. Indexing paper and microfilm in more than one way is awkward, costly and time consuming.

Full text search
Imaging system can retrieve files bay any word or phrase in the document. A capability that is impossible with paper or microfiche.

No lost files
Imaged documents remain in their folders when being viewed, so none are lost or misplaced.

Digital Archiving
The risk or loss or damage to paper or electronic records is reduce wit document imaging system.

Conclusion
As conclusion, document imaging system have many benefit and its suitable to implement for any organization to run their business effective and efficiently.


sources:

Nabil M. Hewahi & Mohammed Hannoush, Document imaging system, 1-15, Retrieved February 01, 2010 from: http//www.emeraldinsight.com/0957-6053.htm.

Roles of Archivist.

By The Society of American Archivist.

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani.

Setiap pegawai mempunai tanggungjawab professional masing dan tidak terkecuali Pegawai arkib atau pengurus rekod itu sendiri. Di sini telah disenaraikan tanggungjawab professional atau kod etika pegawai arkib yang dipetik dari Laman web rasmi The Society of American Archivist.

Preamble

The Code of Ethics for Archivists establishes standards for the archival profession. It introduces new members of the profession to those standards, reminds experienced archivists of their professional responsibilities, and serves as a model for institutional policies. It also is intended to inspire public confidence in the profession.

This code provides an ethical framework to guide members of the profession. It does not provide the solution to specific problems.

The term “archivist” as used in this code encompasses all those concerned with the selection, control, care, preservation, and administration of historical and documentary records of enduring value.

I. Purpose

The Society of American Archivists recognizes the importance of educating the profession and general public about archival ethics by codifying ethical principles to guide the work of archivists. This code provides a set of principles to which archivists aspire.

II. Professional Relationships

Archivists select, preserve, and make available historical and documentary records of enduring value. Archivists cooperate, collaborate, and respect each institution and its mission and collecting policy. Respect and cooperation form the basis of all professional relationships with colleagues and users.

III. Judgment

Archivists should exercise professional judgment in acquiring, appraising, and processing historical materials. They should not allow personal beliefs or perspectives to affect their decisions.

IV. Trust

Archivists should not profit or otherwise benefit from their privileged access to and control of historical records and documentary materials.

V. Authenticity and Integrity

Archivists strive to preserve and protect the authenticity of records in their holdings by documenting their creation and use in hard copy and electronic formats. They have a fundamental obligation to preserve the intellectual and physical integrity of those records.

Archivists may not alter, manipulate, or destroy data or records to conceal facts or distort evidence.

VI. Access

Archivists strive to promote open and equitable access to their services and the records in their care without discrimination or preferential treatment, and in accordance with legal requirements, cultural sensitivities, and institutional policies. Archivists recognize their responsibility to promote the use of records as a fundamental purpose of the keeping of archives. Archivists may place restrictions on access for the protection of privacy or confidentiality of information in the records.

VII. Privacy

Archivists protect the privacy rights of donors and individuals or groups who are the subject of records. They respect all users’ right to privacy by maintaining the confidentiality of their research and protecting any personal information collected about them in accordance with the institution’s security procedures.

VIII. Security/Protection

Archivists protect all documentary materials for which they are responsible and guard them against defacement, physical damage, deterioration, and theft. Archivists should cooperate with colleagues and law enforcement agencies to apprehend and prosecute thieves and vandals.

IX. Law

Archivists must uphold all federal, state, and local laws.

Kesimpulan yang dapat dibuat disini, kod-kod etika ini haruslah diikuti oleh sesiapa sahaja yang berkecimpung dalam pengurusan rekod dan pengurusan bahan-bahan bersejarah serta mereka yang berada didalam bidang pengurusan maklumat. diharap dengan kod etika ini, dapat melahirkan "Archivist" yang cemerlang dan berkualiti dalam memelihara khazanah negara yang tidak ternilai harganya..

Approved by the SAA Council, February 5, 2005



Sumber
http://www.archivists.org/governance/handbook/app_ethics.asp

Ahlan Wa sahlan Ya Ramadhan

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani.

Ramadan tiba lagi, sekali lagi berpeluang berpuasa dan beramal dibulan yang mulia ini.disini saya ingi mengucapkan selamat menyambut Ramadhan kepada semua kaum muslimin dan muslimat dan mendoakan agar Allah Taala merahmati kita umat Islam dunia dan Akhirat..


Tulus Ikhlas.
Khairul Izzuan Ahmad

Pegawai Arkib Bukan Hanya Ahli Sejarah Tetapi Bakal Peniaga

Oleh Farizalina Ishak

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

KUALA LUMPUR, 25 Julai (Bernama) -- Pegawai arkib bukan hanya penjaga warisan dan warisan dokumentari tetapi juga bakal peniaga yang boleh menyumbang besar kepada ekonomi negara.

Pengarah Pusat Dokumentasi dan Penyelidik Emiriyah Arab Bersatu (UAE) Dr Abdulla Mohammad El Reyes berkata institusi arkib itu mampu menjana pendapatan dengan menyediakan perkhidmatan perundingan, latihan dan pendidikan dalam bidang arkib, acara perdagangan, kempen dan seminar tempatan dan antarabangsa.

"Penyimpanan dan penjagaan rekod hendaklah hanya perniagaan teras untuk arkib negara dan pertubuhan arkib lain.

"Mereka hendaklah meluaskan skop dan meneroka sektor baru untuk membiayai peningkatan kos penjagaan rekod terutamanya dalam pelaksanaan sistem elektronik untuk pemuliharaan dan akses," kata beliau kepada Bernama di luar Kongres Arkib Antarabangsa (ICA) ke-16 di sini Jumaat.

Abdulla berkata pusat itu yang ditubuhkan pada 1968 dan dibiayai kerajaan, telah menjana pendapatan tambahan antara RM1 juta dan RM2 juta daripada pelbagai perniagaan berkaitan arkib selain menganjurkan kempen di seluruh negara itu.

"Anda boleh menggunakan gambar, anda boleh mendigitalkan dan anda boleh menjual, sesetengah agensi berita atau agensi pengiklanan, mereka berminat menggunakan sebagai contoh bagi gambar pada kalendar, sesetengahnya mahu menggunakan filem untuk pengiklanan dan kita boleh mengenakan bayaran," kata beliau.

Abdulla berkata pusat itu juga menjalankan penyelidikan dan menganjurkan persidangan, seminar, bengkel dan pameran rantau dan antarabangsa.

Kira-kira 1,200 peserta dari 138 negara menghadiri kongres lima hari ini yang bermula Selasa lepas.

ICA yang ditubuhkan di Paris pada Jun 1948, ialah sebuah pertubuhan profesional untuk masyarakat arkib dunia, yang ditujukan untuk mempromosikan pemuliharaan, pembangunan dan penggunaan warisan arkib dunia.

Anggota ICA di 183 negara menjadi hos bagi kongres ini setiap empat tahun.

Australia akan menjadi hos bagi kongres ICA ke-17 di Brisbane pada 2012.



Sumber
http://www.bernama.com/bernama/v3/bm/news_lite.php?id=348424 (25 Julai 2008)

Apa itu Metadata

Oleh Khairul Izzuan Ahmad


Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani


Metadata menurut Edward Atkinson dalam rencana beliau bertajuk Much ado Metadata ialah " a description or profile of a document or other information object". Definisi yang selalu digunakan oleh mereka yang berada didalam disiplin pengurusan maklumat, metadata dapat di istilahkan sebagai "data abaout data", namun definisi seperti ini mendatangkan banyak kekeliruan bagi mereka yang baru menceburkan diri dalam disiplin pengurusan maklumat. Hal ini disokong sendiri oleh Edward Atkinson dimana beliau menyatakan "The definition of metadata as “data about data” is not clearly understand" (Artikel Much ado Metadata), maka definisi yang mudah difahami ialah penerangan tereprinci mengenai sesuatu objek.

Metadata boleh diibaratkan sebagai penyampai maklumat mengenai barang. Sebagai contoh, katalog buku di perpustakaan dan ia menerangkan secara terperinci mengenai buku-buku yang ada di perpustakaan. contoh mudah untuk memahami metadata ialah "Surat Beranak", didalam surat beranak menerangkan maklumat terperinci mengenai individu.

Didalam pengurusan rekod, metadata amat berguna bagi rekod-rekod yang telah dimusnahkan. rekod-rekod tersebut dimusnahkan, tetapi metadata mengenai rekod yang dimusnahkan tidak dimusnahkan dan digunakan apabila dikehendaki oleh organisasi yang berkaitan atau pun individu. selain itu metadata juga sebagai satu bahan pandu cari bagi mengetahui asal usul sesuatu rekod tersebut, siapa pencipta rekod tersebut, dimana rekod itu dicipta dan sebagainya. maka dengan ini, boleh dinyatakan bahawa metadata amat penting bagi pengurusan rekod itu sendiri.

KEMAAFAN

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Memohon ampun maaf kerana setelah sekian lama mendiamkan diri atas disebabkan hal-hal yang tidak dapat dielakkan. Insya Allah akan diupdatekan blog ini pada masa akan datang...


Yang Benar
Khairul Izzuan Ahmad

Pengurusan Dokumen Terperingkat : Penyimpanan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dokumen terperingkat dapat dintayakan sebagai Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Kali ini akan membincangkan mengenai kaedah menyimpan dokumen terperingkat.

Pertama, Semua dokumen dibawah kategori rahsia besar hendaklah disimpan dalam peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut sedang digunakan ianya boleh disimpan secara sementara di dalam kabinet fail yang dikunci dan menggunakan palang besi berkunci. Peti besi dan kabinet besi yang berkenaan perlu mempunyai dua kunci dan disimpan oleh dua pegawai yang berasingan.

Kedua, bagi dokumen rahsia pula, cara penyimpanannya sama dengan dokumen rahsia besar, manakala bagi dokumen sulit dan terhad pula hendaklah disimpan di dalam kabinet besi atau almari besi berkunci.

Ketiga, Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu singkat tanpa ditunggu hendaklah diletakkan di dalam bilik yang dikunci dan tingkap ditutup dan juga dikunci.Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama (melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet atau almari yang dikunci.

Keempat, Semua kunci bagi almari besi atau kabinet atau bilik tempat penyimpanan dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah ataupun Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah. Bagi Pegawai-pegawai kanan yang mempunyai Pembantu Khas masing-masing, mereka boleh mengarahkan Pembantu-Pembantu khas tersebut menyimpan kunci-kunci berkenaan.

Kelima, Pengarah atau timbalan pengarah adalah dikehendaki memastikan pegawai-pegawai yang akan bertukar atau bersara hendaklah menyerahkan dokumen dan kunci tersebut kepada pegawai lain yang mengambil alih tugas sebelum tarikh pertukaran atau bersara.

Akhir sekali Pengarah atau timbalan Pengarah hendaklah menyerahkan rekod dokumen-dokumen tersebut kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk didaftarkan.

Sumber
Dasar Pengurusan Rekod Terperingkat Perpustakaan Negara Malaysia

Pengurusan Dokumen Terperingkat : Penyediaan Dokumen

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dokumen terperingkat dapat dintayakan sebagai Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Semua pegawai jabatan perlulah mematuhi prosedur dalam menyediakan dokumen atau surat terperingkat yang akan dijelaskan dibawah ini.

Pertama, Dokumen tersebut hendaklah ditetentukan taraf keselamatan terlebih dahulu sama ada rahsia besar, rahsia, sulit atau terhad sebelum dokumen tersebut disediakan.

Kedua, Sekiranya dokumen tersebut boleh dikategorikan sebagai dokumen terperingkat, dokumen tersebut hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk tujuan pengkelasan. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut telah ditentukan taraf keselamatannya di atas arahan yang telah diberikan atau berdasarkan fail yang digunakan, pengkelasan tidak perlu dilakukan.

Ketiga, Semua draf dan salinan yang tidak diperlukan hendaklah seboleh-bolehnya menepati jumlah yang diperlukan sahaja.

Akhir sekali, Pegawai atau staf yang mengendalikan dokumen dalam kategori rahsia besar dan rahsia hendaklah telah lulus tapisan keselamatan halus dan bagi pegawai atau staf yang mengendalikan kategori sulit, hendaklah telah lulus tapisan keselamatn kasar.


Sumber
Dasar Pengurusan Rekod Terperingkat Perpustakaan Negara Malaysia

Pengurusan Dokumen Terperingkat. : Pengenalan

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Pengasihani

Dokumen terperingkat dapat dintayakan sebagai Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Pihak kerajaan telah menyediakan peraturan-peraturan mengenai pengurusan dokumen-dokumen terperingkat ini dan ia wajib dipatuhi oleh kesemua Pegawai-Pegawai Awam. Antara rujukan-rujukan yang boleh dirujuk mengenai pengurusan dokumen terperingkat adalah seperti berikut :

1. Panduan Keselamatan Pejabat
2. Arahan Perkhidmatan Bab 3, Surat Menyurat Para 11 dan Bab 4, fail memfail Para 4(1) dan (b)
3. Surat Pekeliling Am Bil 2 Tahun 1987, Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi.
4. Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987.

Langkah kerajaan menyediakan atau mengadakan peraturan-peraturan sedemikian adalah untuk memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset Kerajaan dan Negara tidak terjatuh ke tangan orang-orang atau pihak-pihak yang boleh mengancam keselamatan negara.


Sumber
Dasar Pengurusan Rekod Terperingkat Perpustakaan Negara Malaysia

selamat Tahun Baru 2010

Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

2009 telah berlalu, kehadiran tahun baru 2010 memberi satu lagi impak baru bagi merancang apa yang perlu dibuat pada tahun ini. Selamat pergi tahun 2009, selamat datang tahun 2010, semoga Allah memeberi rahmat kepada kita semua. Selamat tahun baru kepada semua khusunya mereka yang berada dalam bidang pengurusan rekod, diharap tahun baru dapat menambahkan lagi ilmu dan pengalaman baru dalam mengejar cita-cita.

Khairul Izzuan Ahmad