Jadual Pemisahan Rekod

Oleh Khairul Izzuan Bin Ahmad

Definisi

Jadual pemisahan rekod ialah satu jadual yang menunjukkan tempoh simpanan siri-siri rekod disesuatu jabatan sebelum dipisahkan untuk dimusnah atau dipindah ke Arkib Negara Malaysia. Ia mengandungi maklumat ringkas mengenai isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pemisahan yang akan diambil selepas tempoh simpananya dipatuhi.

Rekod Awam

Rekod Awam menurut Akta Arkib Negara No.44 tahun 1966 ialah kertas,dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan,gambar,mikrofilem, filem wayang gambar, pita rakaman, alat perakam bunyi dan sebagainya yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai atau kakitangan dalam tugas-tugas rasminya.

Pemisahan

Pemisahan ialah cara-cara jabatan mengeluarkan/memisahkan rekod dari ruang simpanan rekod aktif melalui tindakan-tindakan berikut :

• Pemusnahan segera rekod-rekod yang tidak bernilai pentadbiran.
• Pemusnahan setelah mematuhi tempoh simpanan yang ditetapka dalam jadual pemisahan rekod jabatan atau arahan-arahan jabatan atau arahan-arahan perbendaharaan.
• Penyimpanan di bilik rekod jabatan untuk beberapa tahun dan rekod dimusnahkan setelah tempoh simpanan dicapai.
• Pemindahan rekod ke Arkib Negara Malaysia setelah disimpan untuk beberapa waktu dijabatan.
• Membuat salinan mikrofilem dan memusnahkan rekod-rekod asal untuk menjimatkan ruang.

Tempoh Simpanan

Satu tempoh masa sesuatu rekod/kumpulan rekod mesti disimpan di jabatan sebelum mengambil keputusan sama ada rekod-rekod boleh dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara untuk simpanan kekal atau dismpan dalam satu jangka masa lagi sebelum rekod dipisahkan untuk pemusnahan.



Objektif

• Rekod yang tidak bernilai dapat dimusnahkan dengan cepat bagi menjimatkan ruang simpanan rekod di jabatan, menjimatkan kos membeli alat-alat untuk menyimpan rekod dan menjimatkan msa yang terlibat dalam pengurusan rekod di jabatan.
• Mengenal pasati rekod-rekod yang bernilai Sejarah, Penyelidikan, Perundangan, Pentadbiran dan Kewangan untuk disimpan kekal di Arkib Negara Malaysia.
• Memberi kuasa kepada jabatan memusnahkan rekod-rekodnya yang tidak bernilai dengan serta merta tanpa merujuk lagi kepada Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan kebenaran pemusnahan.Jabatan hanya perlu memberitahu Arkib Negara jumlah ukuran, siri dab tahun rekod-rekod yang dimusnahkan.
• Untuk mewujudkan pengurusan rekod yang cekap di jabatan. Jadual dapat memastikan bahawa rekod tidak dimusnahkan sebelum tindakan keatasanya selesai dan tidak disimpan lebih lama dari diperlukan.

Rujukan
Arkib Negara Mlaysia.(1986).Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan.Jabatan Percetakan Negara: Kuala Lumpur.