Penilaian Rekod

oleh Khairul Izzuan Ahmad

Definisi

Penilaian adalah proses yang akan menentukan nilai sesuatu rekod untuk kegunaan pada masa hadapan,untuk apa sahaja tujuan. Juga dikenali sebagai ulangkaji, penaksiran, kajian semula, atau pemilihan.

Jenis rekod untuk penilaian.

Rekod-rekod yang mempunyai nilai sahaja akan disimpan untuk satu tempoh yang agak lama atau kekal manakala rekod-rekod yang tidak mempunyai nilai akan dimusnahkan dengan segera. Rekod mempunyai dua nilai iaitu Nilai utama(Primary value) dan Nilai sekunder(secondary value).


Nilai Utama (Primary value)

Rekod-rekod yang mempunyai kegunaan dari segi pentadbiran, kewangan dan perundangan bagi agensi yang mencipta rekod mempunyai nilai utama. Rekod-rekod yang mempunyai nilai utama biasanya adalah rekod-rekod yang aktif yang mempunyai nilai utama seperti Nilai pentadbiran(Administrative value), Nilai kewangan(Fiscal value), Nilai perundangan(Legal Value) dan Nilai Bukti(Evidence Value).

Apabila rekod-rekod tersebut menjadi tidak aktif,proses pelupusan hendaklah dibuat, maka disini rekod-rekod tersebut akan dinilai dan harus dikaji untuk menentukan sama ada ia mempunyai nilai sebarangan. Rekod awam khusunya yang mempunyai nilai kekal hendaklah disimpan kekal di Institusi Arkib sebagai bahan arkib untuk tujuan penyelidikan.Rekod-rekod agensi swasta yang mempunyai nilai simpan kekal akan disimpan kekal di organisasi tersebut.


Nilai Kedua(Secondary value)

Rekod-rekod tidak aktif yang mempunyai nilai penyelidikan yang diperlukan oleh penyelidikan yang diperlukan oleh penyelidik atau organisasi harus disimpan. Nilai sekunder dapat dibahagikan kepada 4 ciri iaitu Nilai Sejarah(Historical value), Nilai penyelidikan(Research value), Nilai Rujukan(Reference value), Nilai Bukti(Evidential value).



Rujukan

Savumthararj.G.(2008).Pengenalan Kepada Pengurusan Rekod dan Sisyem Fail(2nd).Intan spektra Sdn Bhd :Kuala Lumpur.