Bahagian Pusat Pengurusan Rekod Jabatan Pendaftaran Negara

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

:: Latar Belakang ::

Bahagian Pusat Pengurusan Rekod merupakan satu unit yang menguruskan penyimpanan dan pengeluaran semula semua dokumen penting JPN sama ada dalam bentuk dokumen fizikal, mikrofilem dan rekod digital secara berpusat.

Rekod Digital - Semua rekod dokumen penting SIREN yang diwartakan yang telah diimbas dan disimpan dalam bentuk digital (imej)

Unit ini dibentuk selaras dengan pelaksanaan Projek Pengkomputeran JPN 1996 - 2000 bagi menguruskan rekod-rekod JPN secara lebih teratur dan seragam. Telah mula beroperasi pada 18 Oktober 1999 dan terletak di Bangunan JPN Ibu Pejabat, Putrajaya

:: Objektif ::

1. Mewujudkan satu sistem penyimpanan dokumen secara berpusat.

2. Menyediakan sistem pengurusan dokumen yang seragam.

3. Menyediakan 'single point retrieval' bagi semua jenis dokumen.

4. Mengeluarkan semula dokumen mengikut permintaan pelanggan secara elektronik
   
   

:: Fungsi ::

1. Pentadbiran dan pengurusan dokumen fizikal.

2. Pengurusan Peralihan Dokumen ke Media - Mikrofilem & Digital.

3. Pengeluaran semula dokumen.

   
   

:: Aktiviti Pusat Pengurusan Rekod ::

(A) Pengurusan Dokumen Fizikal

• Penentuan jadual penghantaran & penerimaan.

• Penerimaan dokumen dari pejabat-pejabat JPN.

• Merekod ke dalam sistem Physical Document Tracking System (PDTS).

• Mengagih dokumen mengikut aktiviti dan jenis.

• Menyimpan dokumen di tempat yang dikhaskan.

• Menghantar dokumen untuk peralihan (conversion).

• Mengambil semula dan menyimpan dokumen yang telah selesai proses peralihan.

• Mengeluarkan dokumen mengikut permintaan.

• Kemaskini 'Integrated Retrieval System' (INTERIS)

• Mengeluarkan laporan bulanan

(B) Pengurusan Peralihan Dokumen (Mikrofilem)

• Menerima dokumen fizikal.

• Penyediaan dokumen.

• Proses peralihan dokumen.

• Mengindeks dokumen.

• Menyimpan mikrofilem.

• Mengemaskini INTERIS.

• Menyusun dan mengembalikan dokumen fizikal untuk disimpan.

• Menyedia laporan.

(C) Pengurusan Peralihan Dokumen (Digital)

• Menerima dokumen fizikal.

• Membuat penyediaan dokumen.

• Mengimbas dokumen.

• Mengemaskini indeks & QC imej.

• Menyusun dan mengembalikan dokumen fizikal untuk disimpan.

• Menyedia laporan bulanan.

(D) Pengurusan Pengeluaran Semula Dokumen

• Menerima permintaan.

• Menyemak indeks dan kedudukan dokumen melalui Integrated Retrieval System (INTERIS)

• Mendapatkan dokumen dari rak simpanan fizikal, salinan mikrofilem atau dokumen digital.

• Mengeluarkan salinan dokumen dan hantar.

:: Jenis-jenis Rekod Yang Disimpan ::

1. Kad Pengenalan

2. Kelahiran, Kematian & Anak Angkat

3. Warganegara

4. Perkahwinan & Perceraian

Sumber
Jabatan Pendaftaran Negara
http://www.jpn.gov.my/1_6_4_rekod.php