Kepentingan Menjaga Rekod-Rekod Negara

Oleh Rampaisari (Sumbangsih Cawangan Kontrak dan Ukur Bahan)

Rekod merupakan satu cara yang digunakan untuk menyimpan maklumat-maklumat yang diwujudkan atas peristiwa yang berlaku pada satu-satu masa. Rekod adalah berbeza dengan jenis maklumat yang lain memandangkan rekod-rekod ini wujud berdasarkan peristiwa sebenar yang berlaku dan juga merupakan sumber primer yang mustahak.

Rekod boleh dikategorikan dalam pelbagai bentuk khususnya dengan bantuan teknologi digital yang canggih. Keunikan rekod boleh dilihat dalam kaedah pengurusan rekod itu sendiri yang menitikberatkan kandungan, struktur dan konteks bagi memastikan integriti adalah tinggi bagi tujuan memastikan kesahihan akan peristiwa yang berlaku pada satu-satu masa dan juga pihak yang bertanggungjawab atas peristiwa tersebut.

Atas faktor-faktor inilah, maka nilai-nilai `kebuktian' dapat dijaga dengan baik dan nilai-nilai ini adalah sangat kritikal bagi memastikan negara kita merupakan negara yang berdaulat dan mempunyai perundangan sendiri tanpa perlu ada campur tangan dari pihak luar yang ingin mengambil kesempatan terhadap kelemahan sesebuah negara.

Perdana Menteri, Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi sendiri pernah mengatakan betapa perlunya badan-badan kerajaan menguruskan rekod-rekod kerajaan dengan baik dan sistematik. Merekodkan semua aktiviti yang berlaku dalam agensi kerajaan adalah sangat penting bagi mempelajari segala kelemahan yang pernah berlaku dan membolehkan mencari formula bagi mengatasi masalah yang sama tidak berlaku pada masa mendatang.

Abdullah sendiri memberi contoh bagaimana peristiwa Kampung Medan yang berlaku empat tahun lalu dapat diatasi dengan melaksanakan strategi yang sama bagi mengatasi peristiwa 13 Mei. Bukan ini sahaja tujuan rekod sebenarnya, terdapat banyak lagi, terutamanya apabila kita cuba menyelami sejarah negara yang bermula sejak zaman Tanah Melayu.

Kita pernah dijajah oleh banyak bangsa semenjak zaman Melaka; Siam, Portugis, Belanda, Inggeris dan Jepun. Oleh yang demikian, rekod-rekod telah diwujudkan dalam pelbagai bahasa dan ia berselerak di serata dunia dan ini perlu kepada satu usaha untuk menjejak semula rekod-rekod ini.

Menjejak semula rekod-rekod ini adalah usaha penting dan isu lain yang muncul ialah bagi memastikan isi kandungan pada masa rekod diwujudkan adalah asli dan sahih sebagaimana pada masa lampau. Satu bentuk pemeliharaan adalah kritikal bukan sahaja berbentuk fizikal tetapi juga intelektual.

Penterjemahan pada rekod-rekod ini juga ada dibuat terutamanya rekod-rekod dari Portugal dan Belanda tetapi usaha ini agak berat memandangkan kesukaran yang dihadapi oleh Arkib Negara Malaysia ialah untuk mendapatkan penterjemah yang fasih berbahasa Portugis dan Belanda lama kalaupun tidak kuno.

Penterjemahan bukan sahaja bermaksud pada bahasa itu sendiri tetapi juga maksud yang cuba disampaikan kerana pada hemat penulis, analisis kandungan itu sendiri merupakan satu bentuk penterjemahan yang penting bagi memastikan penyampaian maksud dengan tepat bagi mengelakkan syak wasangka dan salah faham.

Dalam kata lain, rekod ketepatan penyampaian rekod adalah signifikan kerana faktor `kebuktian' yang sangat kritikal. Sejarah negara ini juga bergantung kepada ketepatan penyampaian isi kandungan, oleh itu peranan kandungan, struktur dan konteks perlu dimainkan dengan berhati-hati agar kesinambungan dalam mengesahkan maklumat yang dinyatakan ialah melalui pengesanan sejarah lisan.

Penulis percaya sejarah lisan akan banyak membantu terutamanya dalam mengesahkan peristiwa yang berlaku tetapi mesti melalui proses yang intensif dan berhati-hati dalam memilih orang yang diwawancara melalui kaedah-kaedah yang telah dikenal pasti.

Sir Hillary Jenkinson, seorang pakar terkenal dalam dunia kearkiban pada awal abad 20-an ada mengatakan bahawa pemeliharaan keintelektualan rekod perlu dilihat melalui pengamalan prinsip respect des fond yang betul. Prinsip ini menyatakan bahawa satu kumpulan rekod itu perlu dijaga berasaskan bagaimana ia diuruskan oleh pewujudnya.

Susunan asal rekod-rekod tersebut tidak boleh diubah sama sekali atau diselewengkan sama sekali memandangkan setiap rekod mempunyai kesinambungan di antara satu sama lain, maka sekiranya dipecahkan akan menyebabkan kehilangan konteks dan seterusnya nilai kebuktian yang ada.

Ketidaksahihan dan ketidaktepatan maklumat boleh menyebabkan negara berada dalam keadaan tidak selesa seperti kes Pulau Batu Putih walaupun Pulau Sipadan dan Ligitan dibuktikan kepunyaan Malaysia. Kes seperti ini memerlukan rekod-rekod yang diwujudkan puluhan tahun malahan ratusan tahun dulu dan sekiranya kita tidak memelihara rekod-rekod ini, sebarang usaha akan menjadi sia-sia.

Oleh sebab itu, kerajaan menekankan betapa pentingnya rekod-rekod dijaga, diurus dan dipelihara dengan meluluskan Akta Arkib Negara 2003, di mana denda tidak melebihi RM5,000 atau penjara enam bulan atau kedua-duanya sekali ke atas kakitangan kerajaan yang didapati tidak mengawal dan mengurus rekod-rekod kerajaan dengan baik.

Kesignifikan rekod-rekod ini telah pun lama disedari oleh negara-negara Barat, dengan itu telah mewujudkan satu disiplin khusus yang dikenali sebagai Pengurusan Rekod. Pengurusan Rekod merupakan satu sistem pengurusan yang menitikberatkan proses kewujudan rekod berasaskan kepada kitar hayat hidup rekod bagi memastikan keberkesanan pemeliharaan dan penyampaian isi kandungan.

Disiplin ini ditawarkan sebagai subjek teras di universiti-universiti terkemuka seperti Universiti College London, Universiti Liverpool, Universiti British Columbia, Universiti Arizona. Di Asia Tenggara, satu-satunya universiti menawarkan disiplin ini adalah Universiti Teknologi Mara (UiTM) di Fakulti Pengurusan Maklumat menerusi program Sarjana Muda Pengajian Maklumat dengan pengkhususan Pengurusan Rekod.

Program Pengurusan Rekod diwujudkan di atas kesedaran bahawa rekod adalah satu bentuk mekanisme yang digunakan untuk memelihara aktiviti-aktiviti yang pernah diadakan melalui penjagaan `memori korporat' ke atas seseorang individu mahupun organisasi serta masyarakat.

Rekod sebagai satu memori yang berpanjangan akan membolehkan satu bentuk perancangan yang berkualiti melalui akses kepada pengalaman yang lalu dan satu sumber utama atas kefahaman dan pengenalan kepada kewujudan diri kita, organisasi dan masyarakat serta merupakan satu alat perhubungan atau komunikasi ke atas nilai-nilai politik, sosial dan budaya.

Di United Kingdom, misalnya, pemeliharaan rekod adalah satu tugas yang dipandang serius yang mana hasil yang dapat dilihat pada hari ini ialah kejayaan mereka memelihara ``Doomsday Book'' yang berumur lebih seribu tahun (diwujudkan pada 1002M) dalam bentuk fizikal dan intelektual.

``Doomsday Book'' masih boleh dilihat di The National Archives of United Kingdom tetapi berbentuk salinan manakala yang asli dipelihara berasingan bagi tujuan keselamatan fizikal dan intelektual. Judul pada rekod tersebut mungkin akan menyebabkan kita tertanya-tanya; adakah isi kandungannya adalah seperti yang disangka?

Ia sebenarnya adalah rekod yang berkaitan dengan hak milik tanah dan masih dianggap penting pada hari ini bagi memastikan hak asasi rakyat terpelihara begitu juga dengan kedaulatan kerajaan itu sendiri.

Sumber
Utusan ( 19 Disember 2005)
http://rakan.jkr.gov.my/ckub/a_main/q_rampaisaridtl.asp?fid=61