Oleh: WADIASSOFI JAAFAR
ALOR SETAR, 26 Mei: Pengurusan rekod adalah satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekod-rekod yang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan dapat diperolehi dengan cepat dan tepat.
Menurut Puan Sharifah Sazliha Sulaiman dari Institut Aminuddin Baki Cawangan Utara menegaskan bahawa pengurusan rekod ialah satu cara saintifik untuk merekod dan mengawal maklumat dari masa ianya diwujudkan sehinggalah ianya dihapuskan.
“Maklumat adalah satu alat yang paling penting untuk sesebuah organisasi dalam perjalanan aktivitinya dan cara menguruskan rekod adalah dengan memelihara semua rekod yang kekal, memisah dan memindahkan serta menghapuskan rekod yang tidak berguna lagi di samping mengadakan jadual untuk menunjukkan tempoh penggunaan rekod dan mengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk rekod,” ujarnya.
Beliau berkata demikian ketika membentangkan kertas kerja yang bertajuk ‘Pengurusan Sistem Fail dan Rekod’ di Bilik Kuliah ILHAM, Kompleks Institut Pengurusan dan Integriti Negeri Kedah Darul Aman (INSPIN), di sini.
Matlamat utama kursus itu diadakan adalah untuk memberi maklumat yang tetap dan lengkap apabila diperlukan untuk mengurus dan mengendalikan organisasi dengan cekap serta berkesan.
“Pengkajian dan penentuan jenis-jenis rekod yang perlu diwujudkan oleh sesebuah agensi adalah untuk mengawal pertumbuhan rekod dan memastikan ianya disalurkan dengan betul supaya keutuhan rekod itu terpelihara dan kaitan antara satu kumpulan rekod dengan yang lain tidak terhalang,” katanya.
Beliau menjelaskan, pembentukan dan pengawalan sistem penggunaan rekod dan maklumat di sesebuah agensi adalah untuk menjamin supaya rekod yang bertaraf aktif dan separa aktif dapat diselenggara, dipelihara dan digunakan dengan cekap dan sempurna oleh semua pihak yang memerlukannya.
Mengkaji dan mengenal pasti rekod-rekod untuk simpanan sementara, kekal atau pemusnahan pula adalah bertujuan untuk memastikan sesebuah organisasi tidak dibebankan dengan jumlah rekod atau media maklumat yang terlalu banyak sehingga boleh menyebabkan kegendalaan dalam proses pentadbiran dan pengurusan harian.
Sebagai perbuatan, katanya, ‘rekod’ bererti tulis, catat, rakam serta daftar dan sebagai kata nama, ‘rekod’ bermaksud suatu bahan tulisan, catatan, rakaman dan daftaran.
“Sebarang catatan atau sekumpulan dokumen yang mengandungi maklumat ada kaitan antara satu sama lain, diwujudkan dalam sesuatu urusan serta wujud dalam apa jua bentuk,” tambahnya.
Beliau memberitahu, rekod perlu dipindahkan bagi memastikan rekod-rekod bernilai sejarah dipelihara lebih selamat untuk keperluan penyelidikan dan rujukan di samping meningkatkan kecekapan jabatan dalam pengurusan rekod di mana rekod aktif sahaja disimpan di jabatan.
Kumpulan rekod yang tidak boleh dipindahkan ialah rekod-rekod terperingkat dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) yang belum diturunkan taraf dan rekod-rekod tertentu yang perlu disimpan oleh sebab kepentingan pentadbiran atau perundangan.
“Tugas-tugas pegawai rekod jabatan ialah bertanggungjawab bagi menyimpan rekod-rekod dengan rapi dan cara-cara menyimpannya dengan sistem yang teratur, menentukan supaya rekod-rekod yang masih dipakai di jabatan atau pejabat dipelihara dengan baik serta berhubung dengan Arkib Negara di atas apa-apa perkara yang tidak dipakai,” katanya.
Di samping itu, katanya, tugas-tugas lain yang perlu dilaksanakan oleh pegawai rekod jabatan ialah menentukan rekod-rekod tidak dipakai dan tidak dimusnahkan sebelum mendapat kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara menurut Seksyen 10 di bawah Undang-Undang Arkib Negara No.44 tahun 1966 serta menentukan rekod-rekod yang tidak dipakai dan dipindahkan ke Arkib Negara setelah memperolehi kelulusan dari Arkib Negara.
Sumber
Warta Kedah Darul Aman
http://www.wartakedah.com/?lang=my&id=6&mnu=6&act=5&content=335
No comments:
Post a Comment