Monday, November 23, 2009

Pengurusan Rekod di Unit Rekod Perubatan (Part 4) : Pinjaman Rekod

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Kali ini kan membincangkan bab Pengurusan Rekod di Unit Rekod Perubatan. Pengurusan Rekod di Unit Rekod Perubatan merangkumi sub topik seperti Pendaftaran Rekod dan pemantauan Rekod, Penerimaan dan Semakan, Pelaksanaan Sistem Fail dan Pinjaman Rekod.Disini akan membincangkan sub topik Pinjaman Rekod.

Pertama sekali perbincangan dimulakan dengan Masalah kehilangan rekod. Masalah ini berlaku kerana salah satu sebab puncanya ialah pergerakan rekod tidak di kawal dan dipantau.

Bagi mengatasi masalah ini, tindakan yang perlu diambil bagi Pinjaman untuk Rawatan ialah:
  1. Pihak wad ataupun klinik perlu mengisi borang dan mengemukakan senarai nama pesakit dan MRN (Nombor Rekod Perubatan) ke Unit Rekod.
  2. Rekod hendaklah dihantar semula ke Unit Rekod dalam tempoh 72 jam selepas pesakit discaj ataupun dalam tempoh 24 jam selepas klinik selesai.
  3. Unit Rekod hendaklah menyemak rekod yang diterima dengan senarai asal rekod yang dipinjam.

Bagi Pinjaman Untuk tujuan lain, tindakan yang perlu diambil ialah :
  1. Pinjaman untuk tujuan seperti penyediaan laporan, penyelidikan dan sebagainya perlu dibuat atas nama pegawai terbabit. Permohonan pinjaman untuk kajian atau penyelidikan perlu disertakan dengan surat pengesahan atau kelulusan pengarah hospital atau ketua jabatan.
  2. Senmua pinjaman untuk tujuan diatas hendaklah dihadkan tempohnya dan dipantau bagi memastikan rekod dikembalikan semula apabila tamat tempoh. Sekiranya perlu pegawai boleh meminjam semula rekod.
  3. Pegawai yang meminjam bertanggungjawab ke atas kerahsiaan dan keselamatan rekod semasa dalam tempoh pinjaman. rekod hendaklah dikembalikan dalam keadaan yang sempurna. Pihak hospital boleh mengambil tindakan sekiranya berlaku kerosakan atau kehilangan.
  4. Pegawai yang meminjam bertanggungjawab memulangkan rekod dalam tempoh yang ditetapkan. Sekiranya rekod diperlukan untuk tujuan rawatan, Unit Rekod boleh mengambil semula rekod walaupun tempoh pinjaman belum tamat.
  5. Pinjaman rekod adalah terhad dalam kawasan hospital. Rekod tidak dibenarkan dibawa keluar dari kawasan hospital melainkan ada sebab-sebab kukuh dan mendapat kelulusan bertulis daripada pengarah hospital.

Sumber
Persatuan Rekod Perubatan Malaysia

http://rekodperubatan.wordpress.com/

Garis panduan rekod perubatan
http://www.scribd.com/doc/9703724/Garispanduan-Rekod-Perubatan-KKM-32005



1 comment: