Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani
Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Kali ini akan menekankan mengenai penyimpanan dan pergerakan fail.
Pertama, fail terbuka perlu disimpan di bilik rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail.
Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.
Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.
Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (Follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh dan tarikh yang ditetapkan.
Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.
Pertama, fail terbuka perlu disimpan di bilik rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail.
Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.
Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.
Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (Follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh dan tarikh yang ditetapkan.
Sumber
Bahagian 7, Pengurusan Fail, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.
info yang bagus...fail pun kita kena manage dengan betul, kalau tak nanti nak guna duk kelam kabut nak cari dekat mana, ah sudah..
ReplyDeleteTerima Kasih Zikr, memang benar fail perlu di simpan dan diurus dengan betul,kerana fail mengandungi dokumen-dokumen penting, selain untuk mengelakkan kelam kabut untuk mencari kembali,salah satu kegunaan dan kepentingan pengurusan fail dan rekod ialah dapat membantu kita untuk cepat membuat keputusan ats apa-apa tindakan kerana maklumat yang tepat (masa yang betul, tempat yang betul dan orang yang betul) dapat memberikan keuntungan kepada kita.
ReplyDelete