Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani
Pemindahan rekod ialah proses dimana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan atau agensi kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.Disini akan membincangkan mengenai cara-cara rekod-rekod dipindahkan.
Pertama, Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.
Kedua, Mengenal pasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.
Ketiga, Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan (Chronology).
Keempat, menyediakan senarai pemindahan rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan sama ada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.
Kelima, Memajukan dua salinan senarai pemindahan rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.
Keenam, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.
Ketujuh, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.
Kelapan, Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun taraf kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.
Akhir sekali, Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.
Pertama, Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.
Kedua, Mengenal pasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.
Ketiga, Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan (Chronology).
Keempat, menyediakan senarai pemindahan rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan sama ada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.
Kelima, Memajukan dua salinan senarai pemindahan rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.
Keenam, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.
Ketujuh, Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.
Kelapan, Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun taraf kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.
Akhir sekali, Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.
Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm
No comments:
Post a Comment