Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani
Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai.Kali ini akan membindangkan isu Pendaftaran dan Pengedaran surat itu sendiri.
Pertama, Surat yang ditujukan khusus kepada ketua atau timbalan ketua jabatan hendaklah diserahkan kepada pembantu khas (tanpa dibuka), manakala surat yang dialamatkan kepada ketua jabatan dan surat untuk perhatian pegawai hendaklah diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan.
Kedua, Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosidur yang ditetapkan.
Ketiga, sebelum sesuatu surat diedarkan untuk diambil tindakan oleh ketua atau timbalan ketua jabatan atau pegawai lain, tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat kedalam fail yang berkenaan mengikut cara yang telah ditetapkan.
Keempat, semasa surat diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapan segera ia hendaklah dibalas dalam masa yang singkat. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulis surat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima menyatakan bahawa jawapan yang lengkap akan disusuli dalam suatu jangka masa yang dinyatakan.
Kelima, Pembantu khas atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklah memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengan tarikh, nombor rujukan fail, alamat yang betul dan tepat, lampiran jika ada dan telah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosidur yang telah diteteapkan.
Akhir sekali, Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili. Waalaupun surat telah dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera. Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui mel (Emel). Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan Emel hendaklah dipatuhi.
Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.
Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting diantara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan yang lain dan juga orang ramai.Kali ini akan membindangkan isu Pendaftaran dan Pengedaran surat itu sendiri.
Pertama, Surat yang ditujukan khusus kepada ketua atau timbalan ketua jabatan hendaklah diserahkan kepada pembantu khas (tanpa dibuka), manakala surat yang dialamatkan kepada ketua jabatan dan surat untuk perhatian pegawai hendaklah diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan.
Kedua, Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosidur yang ditetapkan.
Ketiga, sebelum sesuatu surat diedarkan untuk diambil tindakan oleh ketua atau timbalan ketua jabatan atau pegawai lain, tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat kedalam fail yang berkenaan mengikut cara yang telah ditetapkan.
Keempat, semasa surat diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranya surat itu memerlukan jawapan segera ia hendaklah dibalas dalam masa yang singkat. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulis surat itu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima menyatakan bahawa jawapan yang lengkap akan disusuli dalam suatu jangka masa yang dinyatakan.
Kelima, Pembantu khas atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklah memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengan tarikh, nombor rujukan fail, alamat yang betul dan tepat, lampiran jika ada dan telah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosidur yang telah diteteapkan.
Akhir sekali, Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili. Waalaupun surat telah dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera. Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui mel (Emel). Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan Emel hendaklah dipatuhi.
Sumber
Bahagian 6, Urusan Surat Kerajaan, Pekeliling Perkhidmatan Bahagian 5 Tahun 2007, Panduan Pengurusan Pejabat.
No comments:
Post a Comment