Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani
Kali ini akan membincangkan cara-cara pemeliharaan rekod itu sendiri. Disini akan mengemukakan cadanagan mengenai ciri-ciri yang harus ada oada bangunan iaitu tempat simpanan rekod itu sendiri.
Pertama, Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran atau banjir.
Kedua, bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air. selain itu bangunan tersebut juga perlu dilengkapi sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba, pintu rintangan api dan sebagainya dan mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.
Ketiga, Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu diantara 15 darjah celcius hingga 18 darjah celcius dan kelembapan bandingannya (raltive humidity) ialah 55% hingga 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat penghawa dingin, kipas boleh digunakan untuk mendapat pengedaran udara yang sempurna.
Keempat, Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan menggunakan pencuci hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu. Rekod-rekod perlu disimpan diatas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-rekod tersebut.
Kelima. rekod-rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berjukat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.
Akhir sekali, Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan pelekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail dengan segera.
Sumber
mengikut Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am.Bil 1/1997, iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5.
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm
Kali ini akan membincangkan cara-cara pemeliharaan rekod itu sendiri. Disini akan mengemukakan cadanagan mengenai ciri-ciri yang harus ada oada bangunan iaitu tempat simpanan rekod itu sendiri.
Pertama, Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran atau banjir.
Kedua, bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air. selain itu bangunan tersebut juga perlu dilengkapi sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba, pintu rintangan api dan sebagainya dan mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.
Ketiga, Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu diantara 15 darjah celcius hingga 18 darjah celcius dan kelembapan bandingannya (raltive humidity) ialah 55% hingga 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat penghawa dingin, kipas boleh digunakan untuk mendapat pengedaran udara yang sempurna.
Keempat, Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan menggunakan pencuci hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu. Rekod-rekod perlu disimpan diatas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-rekod tersebut.
Kelima. rekod-rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berjukat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.
Akhir sekali, Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan pelekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail dengan segera.
Sumber
mengikut Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am.Bil 1/1997, iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5.
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm
No comments:
Post a Comment