Pengurusan Rekod Kerajaan : Jadual Pemisahan Rekod Awam (Part 3) : Penyediaan Jadual Pemisahan : Tindakan Jabatan Kerajaan

Oleh Khairul Izzuan

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan atau Agensi Kerajaan.Disini akan membincangkan tindakan atau penyediaan Jadual Pemisahan oleh Agensi Kerajaan atau Jabatan Kerajaan.

Pertama, melantik pegawai rekod. Seterusnya mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangannya.

Kedua, Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam.

Ketiga, Mengumpul maklumat mengenai Akta, Organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Keempat, Menegenal pasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan atau Agensi Kerajaan.

Kelima, mengisi borang inventori rekod.

Keenam, mengkaji rekod untuk menentukan nilainya. seterusnya mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod.

Ketujuh, mendapatkan pengesahan dari ketua Jabatan atau Agensi kerajaan.

Kelapan, memajukan 3 salinan borang inventori rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan.

Kesembilan, mengedarkan jadual pemisahan rekod awam ke bahagian-bahagian untuk pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.

Akhir sekali, mengkaji semula jadual pemisahan rekod awam yang telah di sediakan setiap 5 tahun.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm