Pengurusan Rekod Kerajaan : Tanggungjawab Anda Terhadap Rekod Awam

Oleh Khairul Izzuan Ahmad

Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasihani

Dibawah tajuk ini akan membincangkan apa yang perlu kita lakukan sebagai pekerja sektor kerajaan atau lain-lain sektor terhadap rekod awam:

1. Mewujudkan rekod-rekod yang diperlukan oleh jabatan anda didalam urusan harian.
2. Menentukan rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan anda disimpan secara sistematik dan dipelihara dengan baik.
3. Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan.
4. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod yang tidak diperlukan lagi.
5. Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara untuk disimpan.
6. Memastikan semua rekod yang telah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
7. Meminta kebenaran daripada ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan rekod-rekod yang tidak bernilai.
8. Mendapatkan khidmat nasihat dan bekerjasama dengan pegawai-pegawai Arkib Negara mengenai cara pengurusan rekod di Jabatan anda.
9. Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan, pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Rekod perlulah dilantik.

Sumber
Penguruasan Rekod Kerajaan
http://mamo60.tripod.com/arkib/rekodkerajaan.htm